Manuale Utente SAFE LTA

Descrizione del servizio
Safe LTA adotta gli standard europei previsti per la conservazione a lungo termine e quelli specifici del territorio italiano. Il prodotto fornisce le funzionalità necessarie per la gestione dei propri spazi di archiviazione e di seguito forniamo l’elenco degli oggetti di business che lo compongono:
Company Group: identifica un contenitore logico che permette di organizzare al proprio interno i documenti. Ogni Company Group è ad uso esclusivo di un solo Cliente e contiene una o più Company. Il company Group è solitamente assimilabile ad una holding Company.
Company: identifica solitamente il soggetto produttore oppure un’area funzionale del Company Group.
Document Class: permette la catalogazione dei documenti basati su di un tema, ad esempio: “Contratti”, “Buste paga”.
Lo spazio di archiviazione è quindi composto da questi tre oggetti: Company Group, Company e Classe documentale. Gli spazi di archiviazione possono quindi essere diversificati tenendo conto di quanto segue:
Un Company Group deve contenere almeno una Company oppure più Company
Una Company deve contenere almeno una Document Class oppure più Document Class
I pacchetti di archiviazione, detti AIP, sono prodotti in base alla tipologia della country indicata in fase di registrazione della Company. Al momento sono previsti i seguenti flussi, con gli specifici standard:
Country Italy: specifica per il territorio italiano, permette la conservazione e produzione di pacchetti AIP secondo standard UniSINCRO e Metadatazione AGID
Country International: specifica per il generico territorio non italiano che si basa su standard di descrizione del pacchetto in termini di regole METS/PREMIS e quindi secondo quanto previsto dal perimetro e-ARK
Gli utenti possono essere censiti per accedere allo spazio di archiviazione con diversi livelli di segregazione e ruolo. Gli utenti possono essere censiti a livello di Company Group così che questi ultimi posseggano una visione di insieme dei contenuti dell’intero gruppo, oppure possono essere censiti come utenti di Company così che questi ultimi possano accedere alla sola company di competenza.
Di seguito elenchiamo le tipologie di ruolo accettate dal sistema:
Manager: è l’utenza abilitata alle operazioni di configurazione degli spazi di archiviazione e censimento delle utenze che possono accedervi.
Enduser: è l’utenza abilitata alle operazioni di conservazione, ricerca ed estrazione dei documenti, oltre che di esibizione a norma del documento conservato.
Auditor: è l’utenza abilitata alle operazioni di ricerca ed estrazione dei documenti, oltre che di esibizione a norma del documento conservato.

Guida alla compilazione dei metadati nei servizi di conservazione SAFE LTA e LegalDoc

Introduzione
I metadati sono dati che accompagnano il documento per descriverlo e ricercarlo a distanza di tempo.
Le Linee Guida di AgID su formazione gestione e conservazione dei documenti informatici, all’allegato 5, prevedono un set di metadati obbligatori per il documento informatico (maggiormente diffuso), il documento amministrativo informatico (pensato per le pubbliche amministrazioni) e per le aggregazioni documentali (come per esempio i fascicoli).
Questa Guida ha lo scopo di dare dei suggerimenti per la loro compilazione.

Guida alla compilazione della scheda dati tecnici di attivazione LegalDoc

Introduzione
La scheda serve a indicare come far configurare un ambiente di conservazione (quali utenze, formati, tipologie documentali, ecc…) sia nelle nuove attivazioni che per le modifiche di ambienti esistenti.

Manuale Utente LegalDoc Web

VISUALIZZAZIONE DI DOCUMENTI
La pagina “Documenti” consente di visualizzare i documenti caricati in LegalDoc e le proprietà ad essi associate, di verificarne il processo di conservazione, di rettificarli e di scaricarne i visualizzatori associati.

Guida alla compilazione del Submission Agreement di SAFE LTA

Introduzione
La scheda serve a indicare come far configurare un ambiente di conservazione (quali utenze, formati, tipologie documentali, ecc…).