Guida alla compilazione dei metadati nei servizi di conservazione SAFE LTA e LegalDoc
I metadati sono dati che accompagnano il documento per descriverlo e ricercarlo a distanza di tempo.
Le Linee Guida di AgID su formazione gestione e conservazione dei documenti informatici, all’allegato 5, prevedono un set di metadati obbligatori per il documento informatico (maggiormente diffuso), il documento amministrativo informatico (pensato per le pubbliche amministrazioni) e per le aggregazioni documentali (come per esempio i fascicoli).
Questa Guida ha lo scopo di dare dei suggerimenti per la loro compilazione.
ATTENZIONE: alcuni metadati sono obbligatori (cioè il versamento non va a buon fine se non sono popolati), altri sono facoltativi, a seconda di come viene configurato l’ambiente di conservazione. AgID prevede, inoltre, che alcuni metadati siano obbligatori se altri metadati sono popolati in un certo modo (obbligatorietà condizionale).
Un set di metadati serve a identificare il documento da conservare. Si indica il numero utilizzato nel sistema di gestione documentale dove il documento viene formato e gestito, per es. documentID, o identificativo SdI per le fatture o ID SAP o DossierID. Si indica anche l’impronta di hash (una sorta di calcolo del DNA del documento, che dà come risultato una stringa alfanumerica) e l’algoritmo utilizzato (si suggerisce SHA-256).
Questo metadato serve a dichiarare come il documento da conservare è stato formato. Le possibilità sono:
Metadato che può essere compilato con un valore fisso (default) per determinati processi e che indica per es. contratti, libri sociali, libri e registri contabili, fatture, determine, note spese… .
Questo set di metadati descrive un’eventuale registrazione del documento su un registro o repertorio prima del suo versamento in conservazione.
Il flusso può essere:
Il tipo di registro può essere:
È necessario anche indicare la data e ora di registrazione e il numero attribuito al documento (es. numero del Contratto, numero della Nota spese, o nel caso dei Libri sociali potrebbe coincidere con il progressivo del verbale di assemblea o nel caso di libri fiscali il numero potrebbe essere un progressivo formato da mese e anno).
In questo campo si indica l’oggetto del documento, con particolare attenzione alle parole chiave con cui verrà ricercato in futuro.
Questo set di metadati indica i soggetti vari che sono coinvolti nella formazione e gestione del documento prima del suo versamento in conservazione.
I valori ammessi da AgID sono:
Almeno un soggetto che effettua la registrazione del documento (tipicamente l’Organizzazione che protocolla) e un autore o un mittente vanno indicati obbligatoriamente.
Questi set di metadati possono essere ripetibili.
Per es. possiamo indicare il mittente e il destinatario di una fattura, l’autore e il soggetto che effettua la registrazione di un libro sociale o fiscale, o di una nota spese, l’autore di un contratto.
Per ciascun ruolo è necessario poi specificare anche il tipo di soggetto, tra:
E per ciascuno si specificano poi rispettivamente nome, cognome (se PF) o denominazione (se PG), ed eventualmente anche il codice fiscale e gli indirizzi mail.
Questo set di metadati serve a indicare se il documento da conservare ha allegati, quanti sono (valori ammessi: 0, 1, 2, 3…) e quali sono, legando il documento padre e i suoi allegati con un reciproco rimando, basato sul numero identificativo di ciascun documento.
Questo set di metadati, tipicamente utilizzato dalle pubbliche amministrazioni, indica il riferimento al titolo e alla classe del titolare/piano di classificazione, con la possibilità di inserirne la codifica, la descrizione e l’URI per un rimando puntuale.
È possibile indicare anche l’identificativo dell’aggregazione documentale (es. del fascicolo o della serie) a cui il documento da conservare fa riferimento.
Alcuni metadati, definiti come ‘booleani’ vengono popolati solo con ‘vero’ o ‘falso’, indicando se il documento conservato è o non è riservato, è o non è firmato digitalmente, è o non è marcato temporalmente, è o non è sigillato, è o non è accompagnato da una certificazione di processo (se scansionato).
Un set di metadati indica il formato del documento da conservare (es. PDF, XML, ecc.), specificando opzionalmente anche il prodotto software, la versione e il produttore.
Tra i metadati si indicano anche il nome file del documento da conservare e la sua versione (es. 1, 2, 3).
Se la versione è maggiore di 1, cioè si sta versando in conservazione un documento che è una rettifica o un’annotazione o integrazione di un documento già conservato, questa modifica va tracciata con un set di metadati che indica il tipo di modifica, l’identificativo della versione precedente, chi l’ha fatta e quando.
Opzionalmente è possibile inserire tra i metadati anche il riferimento alle tempistiche di conservazione, per facilitare le attività di selezione e scarto.
