Introduzione

Safe LTA è il servizio InfoCert basato su cloud e destinato alla conservazione a lungo termine di qualunque documento digitale. Safe LTA adotta gli standard europei previsti per la conservazione a lungo termine e, ove necessario, adotta la normativa specifica del singolo paese europeo.

Il presente documento descrive le modalità di utilizzo della sua interfaccia Web di navigazione.

Safe LTA è organizzato in due ambienti distinti:

• Provisioning: https://salfelta-provisioningfrontend.infocert.digital/it/

• Conservazione e ricerca: https://safelta.infocert.digital/it/

I paragrafi da "Configurazione di una Company" a "Definizione di un Viewer" descrivono come eseguire in autonomia la configurazione dell'ambiente dall'area di Provisioning: se si è scelto di demandare questa attività ad InfoCert, è possibile prendere direttamente visione del paragrafo "Conservazione di un Documento" per il dettaglio delle funzionalità disponibili nell'area di Conservazione e Ricerca.

Definizioni

Safe LTA prevede le seguenti definizioni:

• Company Group: identifica un contenitore logico che permette di organizzare al proprio interno i documenti. Ogni Company Group è ad uso esclusivo di un solo Cliente e contiene una o più Company. I Company Group sono identificati univocamente dal loro nome, quindi non possono esserci due Company Group con lo stesso nome in Safe LTA;

• Company: area di conservazione dei documenti di un'azienda specifica. Nel caso di un gruppo aziendale, si possono ad esempio creare tante company quante sono le singole aziende al suo interno. La Company contiene una o più Classi Documentali. Le Company possono esistere soltanto all'interno di un Company Group e sono identificate univocamente dal loro nome all'interno del Company Group. Questo significa che nello stesso Company Group non possono esserci due o più Company con lo stesso nome.

• Country: identifica gli standard normativi adottati dal sistema per la conservazione, è configurabile a livello di Company.

Al momento sono previsti i seguenti standard:

• Italy: per l’Italia, basata sulle linee guida AgID;
• Other: per tutti i paesi europei che non hanno una normativa specifica.

Questi standard adottano due diversi formati per produrre il file che attesta la correttezza del processo, rispettivamente:

1. PIndex_signed.xml per “Italy”
2. METS_FULL_signed.xml per “Other”

• Classe Documentale: identifica una categoria di documenti con i suoi metadati e contiene effettivamente i documenti. Un esempio di Classe Documentale è "fattura attiva". Le Classi Documentali possono esistere soltanto all'interno di una Company e sono identificate univocamente dal loro nome all'interno della Company. In una medesima Company non possono quindi esservi due o più Classi Documentali con lo stesso nome.
• Documento: rappresenta il singolo documento conservato, insieme ai suoi metadati. I Documenti possono esistere soltanto all'interno di una Classe Documentale.
• Template: rappresenta un modello di Classe Documentale volto a facilitare la creazione di più Classi Documentali simili.

Le utenze di accesso vengono definite all’interno del Company Group, sono previsti i seguenti ruoli:

• Manager: è l’utenza abilitata alle operazioni di configurazioni all’interno del Company Group. Questa utenza permette quindi la configurazione in autonomia da parte del Cliente (compresa quella degli utenti). In alternativa, è possibile richiedere ad InfoCert la completa configurazione del proprio ambiente di conservazione, incluse le Company all'interno del Company Group (in entrambi i casi, il Company Group viene definito da InfoCert);

• Enduser: è l’utenza abilitata alle operazioni di conservazione, ricerca ed estrazione dei documenti;

• Auditor: è l’utenza abilitata alle sole operazioni di ricerca ed estrazione dei documenti.

Safe LTA permette le seguenti funzionalità:

• Autoconfigurazione: configurazione di Company, Classi documentali, template, viewer e user all’interno del proprio Company Group (uso opzionale);
• Conservazione di un documento;
• Ricerca dei documenti tramite gli indici di ricerca (metadati);
• Estrazione dei documenti conservati, sia come singolo file sia come pacchetto AIP nella sua interezza;
• Visualizzazione delle statistiche sull’utilizzo di Safe LTA.

Accesso al servizio

Safe LTA è organizzato in due ambienti distinti:

• Provisioning: https://salfelta-provisioningfrontend.infocert.digital/it/

• Conservazione e ricerca: https://safelta.infocert.digital/it/

Per accedere ad ognuna delle due aree è necessario essere in possesso delle proprie credenziali, username e password, e premere sul tasto Accedi nella pagina di login.

Configurazione di una Company

Safe LTA permette, da parte di una utenza Manager di gruppo, la configurazione di una Company. Essa raggruppa al proprio interno il personale abilitato all’utilizzo del sistema in quanto appartenente ad una company specifica, oltre alla definizione delle classi documentali ad essa destinate.

Il Manager, subito dopo la fase di login, approda alla propria area riservata e riferita al proprio Company Group di appartenenza.

Per censire una nuova company, cliccare su Aggiungi Company per espandere l’area di inserimento dati. A questo punto basta inserire il nome della Company, ad esempio “Acme Logistics”, la Country di appartenenza (Italy oppure Other) e infine cliccare sul pulsante Crea Company.

In qualunque momento sarà possibile modificare il nome della Company e la sua Country tramite l'apposito tasto.

Configurazione di una Utenza

Safe LTA permette, da parte di una utenza Manager, la configurazione di una nuova utenza. Un Manager di gruppo può censire le seguenti nuove utenze a livello di Company Group: Manager, Enduser, Auditor.

Un Manager censito a livello di company può censire, solo per la company di appartenenza, le seguenti utenze: Manager, Enduser, Auditor.

Configurazione di una utenza sul Company Group

Safe LTA permette, come Manager di gruppo, il censimento di altre utenze con visibilità sul gruppo, ad esempio Acme Group. Per eseguire tale operazione è necessario cliccare in alto a destra su Utenti e approdare sulla schermata di gestione delle utenze.

Per censire una nuova utenza è necessario cliccare su Aggiungi utente ed espandere l’area di inserimento dati. In questa area è possibile definire username e password dell’utente e stabilire il tipo di utenza (Manager, Enduser, Auditor), oltre che indicare il nome completo del nuovo utente. Terminato l’inserimento dei dati è necessario cliccare sul tasto Crea Utente.

Configurazione di una utenza sulla Company

In maniera del tutto analoga al precedente paragrafo, è possibile censire un’utenza specifica per una data Company e fornire quindi l’accesso ai soli oggetti di business di competenza di tale company (es. “Acme Logistics”, come illustrato di seguito), cliccando sulla funzione Utenti relativa ad una Company specifica.

A quel punto, la creazione dell'utente segue le stesse logiche descritte in precedenza.

Definizione di un Template

Safe LTA permette la definizione di template per facilitare la successiva creazione di classi documentali. Per creare un template, cliccare sulla voce dedicata in alto a destra.

A questo punto, espandendo l'area di inserimento dati, è possibile procedere con la definizione dei parametri necessari come Nome, Retention Period e Schema, oltre che dei metadati e MIME type associati al template. Per creare il Template, cliccare su Crea Template.

Dopo la creazione del template, questo sarà salvato come bozza e potrà essere modificato in qualsiasi momento attraverso il menu dedicato. Per poterlo utilizzare è necessario pubblicarlo attraverso l'apposita opzione. Sarà sempre possibile poi disabilitare il template dalla stessa sezione.

Definizione di una classe documentale

Safe LTA permette, da parte di un’utenza Manager, la definizione di una o più classi documentali per specifica Company. Un'utenza Manager può anche stabilire se una o più classi documentali debbano essere adoperate da tutte le utenze, censite all’interno della specifica Company, oppure se queste debbano essere solo ad uso di alcuni utenti.

Per definire una classe documentale su una Company è necessario cliccare su Classi Documentali e poi espandere l'area di inserimento dati cliccando su Nuova Classe Documentale.

Nello specifico è possibile definire per una classe documentale le seguenti informazioni:

• Template di riferimento, se creato in precedenza;
• Nome;
• Mode: se la Company ha Country Italy, sarà obbligatorio scegliere "AGID";
• Schema;
• Retention period;
• Attributi (obbligatori oppure opzionali), solo se la Company non ha Country Italy;
• MIME Type (obbligatori oppure opzionali), utili a definire il formato dei file associati ai documenti che quella classe documentale dovrà trattare (ad esempio pdf oppure immagini).

Definite tali informazioni, sarà necessario cliccare sul tasto Crea.

Associazione di una classe documentale ad un'utenza specifica

In quanto Manager, è possibile associare un’utenza specifica alla classe documentale appena creata. Per eseguire tale operazione è necessario cliccare sul tasto Utenti nella sezione della specifica classe documentale.

In modo analogo al censimento di una nuova utenza, si approderà alla vista di censimento dell’utente, che sarà abilitato soltanto all’utilizzo della specifica classe documentale selezionata.

Definizione di un Viewer

Safe LTA permette anche l'archiviazione di software viewer, accessibili in fase di esibizione per garantire la leggibilità dei documenti conservati.

Per aggiungere un nuovo viewer, cliccare su Viewer.

A quel punto, espandere l'area di selezione per definire le informazioni del viewer come il nome e i MIME type (formati) che può gestire. Per terminare la procedura, selezionare l'apposita opzione per caricare il file del software presente nel proprio dispositivo e poi cliccare su Crea Viewer.

Conservazione di un documento

Safe LTA permette, da parte di una utenza Enduser, la possibilità di porre in conservazione un documento, associandolo a una specifica classe documentale. Un'utenza Enduser può accedere solo alle classi documentali ad essa associate oppure a quelle che in generale sono previste a livello di Company senza alcuna restrizione.

Per porre in conservazione un documento è necessario cliccare su Ingestion nella colonna di sinistra della dashboard.

Subito dopo la selezione del file da porre in conservazione, l’utente dovrà seguire le indicazioni per l’immissione dei dati relativi alla classe documentale di proprio interesse per completare l’upload del documento.

Nell’interfaccia di versamento di SAFE, vi sono i seguenti metadati, derivanti da standard internazionali:

• Producer --> Da intendersi come il soggetto produttore e titolare del documento da conservare.
• Submitter --> Da intendersi come il soggetto che effettua il versamento del documento in conservazione.
• Company --> Da intendersi come l'ente o l'azienda produttore e titolare.
• Document class --> Da intendersi come la tipologia documentale scelta (es. Libri Sociali).

Questi verranno automaticamente precompilati con il nome della Company, che può coincidere con Producer e Submitter, ma che è sempre possibile modificare, trattandosi di campi editabili.

L’utente approderà inizialmente alla prima area di inserimento dei dati del documento, con riferimento al Produttore (es. l'azienda legata alla Company), e al Submitter che solitamente è l’attore che esegue la conservazione. Come illustrato, l’utente dovrà anche indicare: un nome da associare al documento, la relativa classe documentale e il formato del file da conservare (MIME Type).

Di seguito si procede alla sezione dei metadati, che rappresentano gli attributi definiti dal Manager e identificano la classe documentale.

Sarà obbligatorio popolare i metadati obbligatori impostati per la specifica classe documentale, ma si potranno anche inserire dei metadati custom se la Company non ha country Italy; se la Company è Italy, verrà presentata un'area di inserimento predefinita che rispetterà le indicazioni AgID per la metadatazione in Italia.

Una volta terminato l'inserimento dei metadati necessari, si potrà inviare in conservazione il documento cliccando su Invia a fondo pagina. Il buon esito dell'upload verrà evidenziato a schermo.

Ricerca di un documento

Safe LTA permette, a prescindere dal tipo di utenza, di effettuare ricerche sui documenti conservati sulla base degli attributi definiti nelle classi documentali. Ogni utente potrà ricercare soltanto i documenti dei quali ha visibilità.

Per eseguire una ricerca è necessario cliccare sul menu Documenti come indicato di seguito.

Attraverso la dashboard di ricerca è possibile ricercare un documento per nome, oppure filtrare la ricerca in base agli attributi forniti dalle classi documentali dopo aver indicato la Company e Classe Documentale del documento.

Visualizzazione del dettaglio di un documento e download

Un utente abilitato può verificare il dettaglio di un documento e richiederne il download sia del solo documento sottoposto a conservazione, sia dell’intero pacchetto di conservazione.

Di seguito è mostrato il menu contestuale che permette la richiesta di download e l’accesso alla visualizzazione di dettaglio del pacchetto di conservazione, oltre che la visualizzazione dei viewers caricati in grado di leggere quel documento.

Le informazioni riportate nella schermata di dettaglio riguardano:

• Company Group, Company, Produttore, utente che ha effettuato la conservazione, classe documentale;
• File name, formato, data di caricamento e di scadenza del retention period;
• Metadati: attributi inseriti e valori ad essi associati indicati dall’operatore in fase di conservazione (per visualizzarli tutti, cliccare su Mostra di più);
• Dati di integrità in termini di impronta/hash;
• Informazioni relative all'audit trail.

Contenuto del pacchetto conservato (PDD)

Successivamente alla richiesta di download del pacchetto, all'utente verrà restituito un file .zip che rappresenta il pacchetto di distribuzione (PDD). Il pacchetto è cosi strutturato:

Report di validazione

L’utente può richiedere un report di validazione cliccando sul tasto Validation report.

L’esito del report sarà diviso in tre sezioni.

Nella prima vista è verificata l’integrità del documento (tramite comparazione tra gli hash generati in fase di conservazione e quelli calcolati durante la richiesta di Validation Report).

Nella seconda vista sono visualizzate informazioni riferite alla firma e marcatura temporale apposte al file di descrizione del pacchetto (es. METS_FULL_signed.xml) ed ulteriori informazioni sul certificato elettronico adoperato.

Nella terza vista sono infine visualizzate informazioni circa l'eventuale firma presente nel documento.

Statistiche di utilizzo

Un’utenza può accedere alla sezione "Pannello di controllo”, dalla quale può visualizzare le statistiche di utilizzo della piattaforma.

Questa fornisce informazioni riguardo l’utilizzo nel tempo della piattaforma in termini di documenti caricati (posti in conservazione) e scaricati; inoltre indica lo spazio di archiviazione occupato da documenti e metadati.

Come illustrato di seguito, l’utente può anche filtrare i dati di “Utilizzo nel tempo” in base al periodo di interesse (es. mese corrente, ultimo anno ecc.), così come visionare i dati in termini di quantità di documenti oppure di dimensione degli stessi.