Manuale Utente Legalmail Hub

Introduzione
I messaggi che transitano nelle caselle PEC possono avere una rilevanza legale significativa e il professionista o l’impresa devono consultare le proprie caselle PEC in modo continuo per evitare l’esposizione ai rischi di compliance normativa o problemi nel business.
Legalmail HUB è il servizio che permette, in modo semplice e veloce, di svolgere l’attività di presidio di un numero anche elevato di caselle PEC InfoCert, di visualizzare in un’unica lista, attraverso una semplice console, tutte le caselle gestite, verificare immediatamente quali caselle hanno nuovi messaggi, aprire direttamente le singole webmail, consultare i messaggi pervenuti ed eventualmente inoltrarli, rispondere o inviare nuovi messaggi certificati.

Manuale Utente GoSign Web

Introduzione
GoSign Web è l'applicazione WEB di GoSign che consente agli utenti di creare e gestire veri e propri processi di firma e approvazione, nonchè di firmare online i propri documenti.
L'applicazione è dedicata a tutte le imprese ed i professionisti che ogni giorno hanno bisogno di firmare contratti, fatture, offerte e altri documenti importanti, sia per uso interno che esterno. Grazie a questa piattaforma, con pochi semplici clic è possibile firmare o richiedere la firma di documenti ad altri utenti, condividere pratiche firmate via mail e gestire le pratiche in digitale.
È la prima soluzione in Italia che coniuga le potenzialità della firma digitale e un modello operativo pienamente coerente con le normative attuali con una UX in linea con i trend attuali. Grazie a GoSign Web tutti i documenti sono disponibili in formato digitale.
All'interno dell'applicazione è possibile:

Creare una Pratica di firma: caricare uno o più documenti, definire i destinatari ed il tipo di firma richiesta ad ognuno, decidere le regole del processo (come scadenza, classe documentale, etc), posizionare le firme e gestire tutto in tempo reale dalla sezione "Le mie pratiche" una volta inviato i documenti in firma.

Firmare online: caricare uno o più documenti, decidere il formato di firma (.pdf, .p7m, etc.), inserire le azioni di firma sul documento e, se si vuole, il destinatario a cui inviare il documento firmato.

Oltre alle funzioni core di cui sopra, GoSign consente anche l'utilizzo di feature avanzate, disponibili a seconda del profilo di acquisto:

Trasformazione di un PDF in un form da compilare: grazie alle "azioni aggiuntive" gli utenti possono definire una serie di campi da compilare sui documenti in PDF prima che questi vengano firmati dai destinatari;

Invio multiplo: tale funzionalità consente di inviare un documento con campi dinamici (es. nome, cognome, firma, etc.) a tanti utenti in contemporanea e gestire poi le pratiche di firma per singolo utente;

Privacy Code: per proteggere le pratiche importanti è possibile impostare un codice di accesso da condividere con il destinatario (SMS, mail, etc) e che dovrà essere inserito prima di accedere ai documenti;

Utilizzo dei template: l'utente può creare template di documenti o di processo da poter utilizzare;

Gestione delle Policy aziendali: è possibile integrare le policy aziendali nei processi gestiti con GoSign;

Integrazione con altri servizi trust: GoSign consente di inviare i documenti firmati via PEC, apporre marche temporali alle pratiche di firma, ed inviare tutti i file in conservazione a norma, al termine del processo.

Guida alla compilazione della scheda dati tecnici di attivazione LegalDoc

Introduzione
La scheda serve a indicare come far configurare un ambiente di conservazione (quali utenze, formati, tipologie documentali, ecc…) sia nelle nuove attivazioni che per le modifiche di ambienti esistenti.

Guida alla gestione di un Certificato di Firma Remota

Cosa occorre
Il link al portale MySign dedicato ai titolari di un certificato di firma remota;
aver attivato il proprio certificato;
la User ID e la Password di accesso al portale MySign;
il telefono cellulare sul quale ricevere i codici OTP, via SMS.

Manuale Utente Legalmailing

Legalmailing: come si presenta
Legalmailing consente di collegare una o più PEC InfoCert, da cui si potranno gestire tutti gli invii massivi; si presenta con una barra orizzontale e un’area centrale, il cui contenuto varia in base alla tipologia di contenuto che si è scelto di visualizzare.
In testa, all’interno della barra orizzontale, ci sono:
il logo,
la home,
la rubrica,
le impostazioni dell’account.
È possibile gestire più caselle PEC dalla medesima interfaccia. Le caselle PEC sono visualizzabili nella prima colonna di sinistra della soluzione, consentendo una rapida consultazione e gestione delle stesse.