Manuale GoSign (DESKTOP)
Con l'App GoSign Desktop si possono firmare e marcare i documenti di qualsiasi formato utilizzando un Dispositivo di firma o la Firma Remota.
Inoltre, GoSign Desktop è disponibile per tutti i sistemi operativi più usati (Windows, iOS e Linux).
GoSign Desktop serve per poter svolgere le principali funzioni (come la firma di un documento, la verifica, l'applicazione di marche temporali); se si ha la necessità di avere anche un archivio online per una condivisione più rapida dei documenti, è consigliato avere una licenza FREE (tramite account InfoCert), che offre anche la possibilità di poter usufruire di GoSign WEB.
Inoltre, la licenza BUSINESSS consente di avere ulteriori servizi sul web e sul lato legale della validità dei documenti, mentre l'opportunità di poter utilizzare tutte le funzionalità è offerta dalla licenza PRO. Vediamole nel dettaglio:
Licenza FREE
Una volta effettuato il login, tramite la funzione IL TUO LIBRO FIRMA, sarà possibile utilizzare alcune funzionalità offerte da GoSign Web, come la condivisione dei documenti firmati via email, salvataggio delle credenziali di Firma remota e la possibilità di creare delle immagini per le proprie firme e/o inziali- indipendentemente che si stia lavorando o meno con una licenza PRO. Inoltre, permette di firmare tramite Firma digitale sui documenti in formato .p7m e .pdf
Licenza BUSINESS
La licenza BUSINESS, invece, oltre alle funzionalità in comune con la versione FREE, permette di dare valore legale a tutti i documenti che vengono firmati tramite questa licenza e offre innumerevoli servizi mirati all'ottimizzazione della condivisione dei documenti e della loro archiviazione. Ad esempio: Condivisione documenti firmati via PEC, creazione di processi di firma, monitoraggio del processo di firma in tempo reale, aggiunta di altri utenti che possono collaborare ai processi di firma, possibilità di configurare Account PEC, poter gestire una rubrica dei destinatari dei processi di firma, ricezione dei documenti da firmare su App Mobile "GoSign Business", e la gestione delle pratiche inviate alla firma in LE TUE PRATICHE.
Licenza PRO La licenza PRO permette di avere una visione completa delle funzionalità offerte da GoSign Desktop. Può essere abbinata sia alla licenza BUSINESS che alla licenza FREE.
La licenza PRO aggiunge alle funzionalità FIRMA e MARCA:
Nella funzionalità VERIFICA ora è possibile verificare contemporaneamente più documenti. Sono disponibili anche le funzioni CIFRA/DECIFRA ed è possibile lavorare con uno o più documenti contemporaneamente.
Per attivare la licenza PRO, è necessario inserire il codice licenza arrivato tramite mail, nel menù CONFIGURA di sinistra, nella sezione licenza.
Per accedere alle funzionalità web bisogna effettuare il login al proprio account Infocert. Una volta aperta l'applicazione, nella home page di GoSign Desktop in alto si trova il pulsante Accedi o Registrati ora!
Si verrà rindirizzati alla pagina browser per l'autenticazione all'interno della quale ci si potrà registrare se non si è in possesso di un account, oppure accedere utilizzando uno degli account InfoCert di cui si è in possesso.
Se si è già in possesso di un account InfoCert, ad esempio quello utilizzato per accedere al Negozio, per la propria casella L.egalmail o anche quello per i servizi SPID, Fatturazione Elettronica o GoSign Web, può essere utilizzato esattamente com’è per attivare la componente web di GoSign Desktop. Sarà sufficiente inserire l’indirizzo mail e la password e proseguire cliccando sul pulsante Accedi.
La pagina di autenticazione da conferma che l’accesso è avvenuto con successo e, subito dopo, viene richiesto se desidero accedere a GoSign Desktop e registrare le credenziali.
Se invece non si è in possesso di un account InfoCert, è possibile registrarsi cliccando sul pulsante "Crea un nuovo account InfoCert". Si apre una pagina di autenticazione e si dovranno inserire un indirizzo mail e scegliere una password che rispetti le indicazioni fornite a video. Si prosegue convalidando la registrazione con il controllo CAPTCHA e indicando le proprie scelte in merito al trattamento dei dati facoltativi e si termina l’operazione con cliccando sul pulsante Registrati.
La pagina di autenticazione conferma che il nuovo account è stato registrato con successo. Subito dopo, come con il login, viene richiesto se si desidera accedere a GoSign Desktop e registrare le credenziali.
Una volta avviato GoSign Desktop si avrà a disposizione la home page del software che mostra all'utente tutte le funzionalità di GoSign Desktop e un menù laterale che permette la configurazione di tutti gli account per poter gestire al meglio la firma e la marcatura temporale dei documenti. Per attivare la licenza PRO, basta aprire il menù laterale sulla sinistra, cliccare su su Licenza e inserire nell'apposito spazio il codice ricevuto precedentemente via mail.
Nella home page in alto a destra, sono presenti una serie di icone che consentono di gestire il proprio account e chiedere supporto.
La prima icona del viso con un microfono collega GoSign Desktop all'assistenza online di InfoCert e si viene rindirizzati alla pagina web https://help.infocert.it/.
L'icona del libro è un link che apre la pagina youtube di InfoCert (https://www.youtube.com/user/infocert/playlists) nella quale si possono trovare tutti i video tutorial per i possibili utilizzi di GoSign Desktop.
L'icona del viso apre un menù nel quale sono presenti i link relativi ai prodotti che possono essere acquistati dall'utente e la possibilità di effettuare il Logout.
La funzione Configura (contrassegnata dall’icona dell'ingranaggio sul lato sinistro della schermata) permette di configurare tutti gli account relativi ai certificati di firma e alle marche temporali, visualizzare le liste ATL europee , la gestione delle licenza PRO , l'elenco dei certificati e altre impostazioni relativi all'uso dell'applicazione.
GoSign Desktop permette di caricare un file .jpg che sarà usato come immagine di default nel momento in cui si deciderà di rendere visibile (nei formati che lo permettono) la firma sul documento. Dal menù Configura a sinistra (contrassegnato dall'icona dell'ingranaggio) selezionare la pagina dedicata alla Le tue Firme. Nella parte alta è presente la sezione Immagine di firma, cliccando sul link SFOGLIA sarà possibile importare un file .jpg
Una volta caricata, saranno possibili due azioni: modifica (indicato con l'icona di sovrascrittura) che permette di cambiare l'immagine, e cancella (indicato con l'icona del cestino) che rimuove l'immagine caricata.
Se si è in possesso di un certificato di firma remota per configurarlo bisogna spostarsi sul menù laterale Configura a sinistra ( contrassegnato dall'icona dell'ingranaggio), selezionando la pagina dedicata alla Le Tue Firme nella sezione Firma remota.
All'interno di questa area si ha la possibilità di inserire:
Una volta inserite le credenziali sul pulsante Aggiungi viene eseguita la verifica delle credenziali. Nello stesso pannello è possibile rimuovere un firma remota già presente e/o di memorizzare le credenziali di altre firme remote.
Se si è in possesso di un certificato P12, per configurarlo bisogna spostarsi sul menù laterale Configura a sinistra ( contrassegnato dall'icona dell'ingranaggio), selezionare la pagina dedicata alla Le Tue Firme nella sezione Firma con certificato software.
Per caricare il certificato bisogna cliccare sul riquadro SFOGLIA e richiamare nel software il file di certificato p12. Una volta caricato verrà richiesta la password per l'attivazione del certificato
Le marche temporali sono necessarie se si vuole provare – o convalidare – l’esistenza di un documento ad una determinata data. Prima di iniziare il processo di marcatura vero e proprio, durante il processo di firma (o anche in un secondo momento tramite la funzione MARCA), va verificato se si è in possesso di un account di marche temporali e se sono disponibili in un numero congruo. Per configurare l'account bisogna spostarsi a sinistra sul menù laterale Configura ( contrassegnato dall'icona dell'ingranaggio), selezionando la pagina dedicata alla Marcatura temporale.
All’interno di questa area è possibile inserire:
Un clic sul pulsante AGGIUNGI permette di accedere al proprio account (è possibile salvare le credenziali e ricevere assistenza in caso di smarrimento della password).
Una volta effettuato l’accesso, GoSign Desktop esegue il controllo richiesto e fornisce un resoconto sulla situazione delle marche temporali. Se il numero di marche temporali non fosse sufficiente (o considerato troppo basso) verrebbe segnalato, ma è possibile acquistare altre attraverso il link mancanti: Acquista le Marche.
Le marche temporali possono essere utilizzate in più modi:
Attraverso la funzione MARCA per applicare marche temporali su documenti che possono essere firmati o no;
Durante il processo di FIRMA;
Nel menù Configura ( contrassegnata dall’icona dell'ingranaggio) nella sezione FIRME EUROPEE è possibile visualizzare l'elenco dei Paesi europei che sono stati configurati in modo corretto per fare in modo per il riconoscimento di delle firme.
Nella colonna di sinistra sono presenti tutti i Paesi nei quali è disponibile il certificato ALT, mentre a destra è visibile l'elenco dei Paesi già configurati su GoSign Desktop.
Cliccando sul tasto Aggiorna si svolgerà una ricerca sui certificati per verificare se sono presenti o meno degli aggiornamenti relativi ai certificati configurati.
Nel menù Configura (contrassegnato dall’icona dell'ingranaggio) è possibile attivare la licenza PRO andando nella sezione Licenza.
All'interno di questa sezione sarà possibile di inserire il numero di codice della licenza PRO che è stato inviato via mail da InfoCert. Una volta inserito il codice si procede all’attivazione cliccando sul pulsante Conferma.
GoSign Desktop PRO conferma l’avvenuto aggiornamento mostrando in video una spunta verde , inoltre è stampato in video il codice della licenza PRO attualmente attivo.
Se fosse necessario disinstallare le funzionalità evolute dalla postazione di lavoro sarà sufficiente cliccare sul link Disattiva la licenza Pro su questo computer; verrà mostrato un messaggio dove verrà chiesto di confermare la disinstallazione.
In questa sezione è possibile anche controllare anche lo stato di durata della licenza: in prossimità della scadenza della licenza, verrà chiesto se si vorrà acquistarne una nuova o se rinnovare quella già esistente.
Nel menù Configura (contrassegnato dall’icona dell'ingranaggio) è possibile visualizzare tutte le certificazioni configurate in quel momento in GoSign Desktop ed è possibile visualizzarle nella sezione Elenco Certificati.
La sezione visualizza l'elenco dei certificati. Per ogni certificato viene visualizzato:
Inoltre, quando si avvicinerà la data di scadenza verrà chiesto se si vuole rinnovare oppure acquistare un nuovo certificato.
Nelle impostazioni è possibile modificare:
A volte si ritiene necessario, per questioni di sicurezza avere sul proprio computer un server proxy attivo. Per questo motivo, GoSign Desktop permette all'utente sia di non aver nessun proxy sia di scegliere due tipologie di proxy.
Proxy di sistema -> Selezionando l'opzione proxy di sistema, l'applicazione si appoggerà al proxy che viene impostato dal sistema operativo. Una volta deciso per renderlo funzionante è sufficiente premere su SALVA.
Proxy manuale -> Se invece, l'utente ha l'indirizzo di uno specifico proxy sul quale sa di dovrà appoggiarsi per poter lavorare in sicurezza, sarà sufficiente scegliere l'opzione Proxy Manuale. Con questa opzione, sarà obbligatorio inserire l'indirizzo del server proxy con la sua relativa porta. Inoltre, se è necessario si può attivare anche l'opzione di obbligo di inserire username e password di chi può accedere al proxy oppure se bisogna autenticarsi tramite NTLM. Può anche essere scelto il metodo di autentificazione.
Data la larga diffusione di GoSign è possibile tradurre tutta l'applicazione in 6 lingue diverse:
Per cambiare lingua è sufficiente cliccare sulla scheda della lingua che si preferisce usare.
Con questa opzione, l'utente potrà importare l'intero elenco delle certificazioni in cui si verranno riconosciuti i documenti; verrà aggiornata in modo automatico. Cliccando sull'icona dell'occhio verranno mostrati tutti gli ALT InfoCert presenti in quel momento.
Caricamento documento
La funzione Firma permette di selezionare uno o più (la possibilità di firmare più documenti contemporaneamente è possibile solo nella versione PRO) documenti da firmare e di richiamarli all’interno del software cliccando sulla sezione della home page dedicata alla funzione Firma.
GoSign Desktop, una volta caricato il documento, presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e, qualora venisse ritenuto necessario, è messo a disposizione il pulsante Apri documento (indicato dall'icona dell' occhi) per visualizzarlo e la funzione Elimina (indicata dall'icona del cestino).
Tra le funzionalità offerte dalla funzione PRO è presente anche la possibilità di selezionare la tipologia di formato di firma che si vuole su quel documento. Tale possibilità è data per le Firme CADeS e XADeS.
Selezione formato della firma
I tre formati disponibili sono:
PADes (.pdf) --> E' una firma digitale che può essere apposta solo su documenti in formato .pdf; si potrà procedere con un clic sul pulsante Scegli sotto la scritta Firma PADeS.
CAdES (.p7m) --> Per produrre un documento con estensione .p7m, andrà scelta la tecnologia CAdES, (questo formato di firma permette di firmare qualsiasi tipo di documento). Si potrà quindi scegliere tra: Standard CAdES, riconoscibile per l’ulteriore estensione .p7m aggiunta a quella originale dei file; Standard CAdES ma detached, riconoscibili per l’ulteriore estensione .p7s attribuita ai file che contengono le firme digitali; scegliendo questa opzione si avrà come documento finale un file contente SOLO la firma digitale.
XAdES (.xml) (solo nella versione PRO) --> Tra le funzionalità avanzate offerte della versione PRO di GoSign Desktop è disponibile la firma di documenti .xml.
Si potrà quindi scegliere tra:
N.B: se si salva il file firmato con la modalità Detached, per poter verificare il documento nella funzione Verifica sarà necessario caricare anche il documento originale insieme al file di firma.
Se viene scelta come tecnologia di firma PADeS, GoSign Desktop, dà la possibilità di rendere visibile la firma all’interno del documento. Questo è possibile attivando la spunta VISUALIZZA FIRMA NEL DOCUMENTO; in questo caso, è obbligatorio applicare la firma nel documento attraverso un doppio click sull’anteprima del documento, altrimenti non è possibile proseguire il processo di Firma. E' possibile anche modificare le dimensioni e la posizione del talloncino di firma.
È molto importante tenere a mente che questo segno grafico non ha alcun valore legale e NON È in alcun modo la mia firma digitale.
E' possibile aggiungere delle informazioni aggiuntive:
Per aggiungere più riquadri di firma, è sufficiente fare doppio click sull'anteprima del pdf; per rimuoverla, cliccare sull'icona del cestino.
Una volta scelto il formato di firma o posizionato la firma (se si sta lavorando con una tecnologia di firma PADeS), il processo di Firma ci porta alla scelta di applicare o meno una marca temporale al documento. Tale marca sarà in formato PADES-T.
Per l’applicazione di una Marca è necessario che sia configurato un account contenente le marche temporali. Se non fosse già stato configurato, basterà aprire il menù laterale Configura nella sezione marcature temporali. Se si sta utilizzando una modalità PRO , le marche temporali vengono assegnate a tutti i documenti coinvolti nel processo di Firma. Scelta o meno l'applicazione della marcatura, premere il tasto Conferma per procedere alla fase successiva.
Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma con dispositivo (che una smart card, una Business Key o una Wireless Key) si potrà procedere con la firma del documento.
Va inserito il PIN di protezione del dispositivo fisico nel campo Inserisci il PIN dispositivo e va selezionato attraverso il menù a tendina il dispositivo. Se non viene rilevato nessun dispositivo cliccando sul icona di refresh verrà ricercato nuovamente un dispositivo di firma connesso al pc e in caso di risultato positivo verrà visualizzato il nome nel menù. Di default, GoSign Desktop propone come possibile percorso nel campo Destinazione di salvataggio, che coincide con la sovra-scrizione del file originale, venendo così sostituto dal documento firmato.
In caso di scelta di sovrascrivere il documento originale verrà chiesto di confermare l’operazione. Altrimenti attraverso il pulsante Sfoglia sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo. Una volta scelta la destinazione del documento cliccando sul tasto OK, verrà concluso il processo di sovra-scrizione del documento.
Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma remota si può procedere con la firma del documento.
Per completare l'operazione di firma è sufficiente inserire il PIN di firma remota, e successivamente il codice OTP ricevuto.
Dopo aver selezionato l’opzione certificato software si può procedere con la firma del documento.
Tramite il menù a tendina si sceglierà il certificato P12 che si vuole utilizzare per la firma del documento. Se non fosse già stato configurato cliccando su "Configuralo" sarà possibile aggiungere un certificato di firma software nella sezione dedicata.
Come le altre modalità, GoSign Desktop propone un possibile percorso nel campo Destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrittura del documento originale venendo cosi sostituto dal documento firmato. Cliccando su conferma, tramite finestra popup verrà richiesta la password relativa al certificato
GoSign Desktop confermerà l’avvenuta firma nell’ultima schermata del processo della funzione Firma. È possibile visualizzare la tipologia di firma e quale certificato è stato utilizzato e se viene ritenuto necessario, attraverso la funzione visualizza file, verrà aperto il documento firmato.
A questo punto, si potrà scegliere se firmare un nuovo documento oppure ritornare alla homepage
La funzione Firma disponibile sulla versione PRO di GoSign Desktop mi permette di selezionare più documenti da firmare simultaneamente e di richiamarli all’interno del software; è possibile firmare fino a 10 documenti con un unico codice OTP.
Posso selezionare alcuni o tutti i documenti contenuti all’interno di una cartella, e firmarli con un’unica autenticazione PIN.
GoSign Desktop PRO mi presenta gli estremi dei documenti da firmare (nome, tipo) e le possibili modalità di firma che dipenderanno dalla tipologia dei documenti selezionati. Poiché sto utilizzando GoSign Desktop PRO, avrò a disposizione tanti riquadri di visualizzazione (che contengono i documenti, mi permettono di scorrerli, di eliminarli o di visualizzare il file).
Se ho selezionato un gruppo disomogeneo di documenti (file con estensione non .pdf/xml insieme a file .pdf/xml), potrò ottenere firme:
E' possibile spostarsi tra i vari documenti cliccando in alto sull'apposita etichetta contenete il nome del singolo file.
Se ho selezionato esclusivamente documenti con estensione .pdf, potrò ottenere firme:
Se sono selezionati esclusivamente documenti con estensione .xml, si potranno ottenere firme:
Un clic sul pulsante Scegli mi permette di procedere.
Se viene scelta come tecnologia di firma PADeS, lo step successivo è quello del posizionamento della firma, che dà la possibilità di: posizionare la firma nel documento, rendere la firma visibile all'interno dello stesso; aggiungere informazioni aggiuntive.
Nel caso di firma multipla, se si decide di applicare le stesse impostazioni per tutti i documenti, bisognerà cliccare su "Applica le impostazioni correnti a tutti i documenti".
Altrimenti, se si decide di non uniformare le impostazioni, è possibile fare switch tra un documento e l'altro mediante gli appositi talloncini in alto.
Considerati entrambi i casi, le funzionalità offerte sono varie. In primis, rendere visibile la firma all’interno dei documenti. Questo è possibile attivando la spunta VISUALIZZA FIRMA NEL DOCUMENTO; in questo caso, è obbligatorio applicare la firma al documento attraverso un doppio click sulla anteprima del documento, altrimenti non sarà possibile proseguire il processo di Firma.
È molto importante tenere a mente che questo segno grafico non ha alcun valore legale e NON È in alcun modo la mia firma digitale.
E' possibile aggiungere, per uno o più documenti, delle informazioni aggiuntive:
Per aggiungere più riquadri di firma, è sufficiente fare doppio click sull'anteprima del pdf; per rimuoverla, cliccare sull'icona del cestino.
Una volta scelto il formato di firma, GoSign Desktop mi chiede se desidero applicare o meno la marcatura temporale ai documenti che sto firmando digitalmente.
Per l’applicazione di una Marca è necessario che sia configurato un account contenente le marche temporali, se non fosse già stato configurato cliccando su configura il tuo account si aprirà il menù laterale Configura nella sezione marca temporale.
Una volta scelto se si vuole meno apporre una marca temporale è necessario premere sul pulsante Conferma per procedere alla fase successiva.
Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma con dispositivo (che una smart card, una Business Key o una Wireless Key) si potrà procedere con la firma del documento.
Va inserito il PIN di protezione del dispositivo fisico nel campo Inserisci il PIN dispositivo e che va selezionato attraverso il menù a tendina il dispositivo. Se non viene rilevato nessun dispositivo cliccando sul icona di refresh verrà ricercato nuovamente un dispositivo di firma connesso al pc e in caso di risultato positivo verrà visualizzato il nome nel menù. Di default, GoSign Desktop propone come possibile percorso nel campo Destinazione di salvataggio, che coincide con la sovra-scrizione del file originale, venendo così sostituto dal documento firmato.
In caso di scelta di sovrascrivere il documento originale verrà chiesto di confermare l’operazione. Altrimenti attraverso il pulsante Sfoglia sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.
Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma remota si può procedere con la firma del documento.
Per procedere, bisogna cliccare sul tasto CONFERMA. Nel caso di firma multipla, verrà richiesto nella schermata successiva se si vogliono sovrascrivere tutti i documenti (overwrite all), oppure decidere separatamente per ognuno (decide for each file); nel secondo caso, appariranno tanti pop-up quanto è il numero dei documenti per la possibilità di sottoscriverli o meno.
Per completare l'operazione di firma è sufficiente inserire il PIN di firma remota, e successivamente il codice OTP ricevuto. GoSign Desktop Pro mi permette di firmare fino a 10 documenti con un unico codice OTP.
Dopo aver selezionato l’opzione certificato software si può procedere con la firma del documento.
Tramite il menù a tendina si sceglierà il certificato P12 che si vuole utilizzare per la firma del documento. Se non fosse già stato configurato cliccando su "Configuralo" sarà possibile aggiungere un certificato di firma software nella sezione dedicata. Come le altre modalità, GoSign Desktop propone un possibile percorso nel campo Destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrittura del documento originale venendo cosi sostituto dal documento firmato.
GoSign Desktop confermerà l’avvenuta firma nell’ultima schermata del processo della funzione Firma. È possibile visualizzare la tipologia di firma e quale certificato è stato utilizzato e se viene ritenuto necessario, attraverso la funzione visualizza file, verrà aperto il documento firmato.
A questo punto, si potrà scegliere se firmare un nuovo documento oppure ritornare alla homepage.
Nel corso degli anni, la firma digitale si è notevolmente evoluta: da un punto di vista tecnologico ma, soprattutto, da un punto di vista normativo. Questo significa che oggi è possibile ritrovarsi a trattare documenti firmati con certificati rilasciati a fronte di una normativa diversa da quella attuale e con una validità influenzata dalle regole vigenti al momento del rilascio. Per rendere più intuitivo il riconoscimento di queste diverse tipologie di file, GoSign Desktop utilizza icone di colore diverso.
Caricamento documento
Cliccando sulla funzione Verifica, disponibile nella home page del programma, permette di selezionare il documento da verificare, oppure più documenti se stiamo lavorando con una licenza PRO attiva, e di richiamarli all’interno del software.
Esito della Verifica
Una volta caricato il documento che si vogliono verificare sono possibili tre possibili scenari una volta avvenuto il caricamento.
L'icona Verde Chiaro indica che il documento è stato richiamato correttamente dal software e ha potuto svolgere l’operazione di verifica delle firme e/o delle marche temporali apposte sul documento e sono state trovate delle firme e/o delle marche temporali.
Aprendo la sezione Dettagli, vengono visualizzate tutte le firme e le marche temporali contenute nel documento e tramite colori e icone differenti, indicano se sono state verificate in modo completo, parziale oppure se non sono verificate.
Cliccando sull’icona dell'occhio, verrà aperta una finestra popup che mostra maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare. Tra le informazioni di dettaglio è presente anche la data di aggiornamento della lista CRL, ovvero la lista che fornisce informazioni sui certificati revocati, sospesi o scaduti.
Le informazioni cambieranno in base alla tipologia del documento:
Se viene selezionato un documento firmato in modalità PDF (standard PAdES), si ottengono maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare nonché sui particolari della firma PDF: motivo, luogo della firma, eventuale contatto del firmatario. Se è presente anche una marca temporale avrò anche informazioni relative alla validazione temporale
Se viene selezionato dai documenti marcati in formato .m7m. Si tratta di documenti che riuniscono al loro interno il documento elettronico firmato e la relativa marca temporale che in effetti ha estensione .tsr. E’ per questo motivo che, in fase di verifica, non è necessario selezionare il file da associare alla marca temporale.
PRO: Se vien selezionato un documento firmato in modalità XML (standard XAdES), si ottengono maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare nonché sui particolari della firma XML: data della firma come da postazione di lavoro.
L'icona di pericolo indica che non sono state rilevate nè firme nè marche temporali sul documento; il documento è comunque stato richiamato correttamente dal software e ha potuto svolgere l’operazione di verifica delle firme e/o delle marche temporali apposte al documento ma non sono state rilevate nè firme, nè marche temporali sul documento.
L'icona di firma/marca temporale verde indica che le firme digitali e/o delle marche temporali apposte al documento sono pienamente valide ai sensi della normativa attualmente vigente.
Il documento, pertanto, assume pieno valore legale sia in Italia che nei Paesi della Comunità Europea ai sensi, rispettivamente, del D.L. 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'Amministrazione Digitale - con le successive modifiche e integrazioni e del Regolamento UE n° 910/2014 - eIDAS.
L'icona di firma/marca temporale azzurro può indicare che:
L'icona di firma/marca temporale arancione indica che la verifica del documento è stata fatta utilizzando solo il cosiddetto Certificato di Root (Root Certificate) presente nella firma e non le liste dei certificati scaduti, revocati o sospesi che ogni Fornitore di Servizi Fiduciari (TSP o Certificatore) è tenuto a rendere pubblici per consentire la verifica del documento.
Una volta effettuata la Verifica, è possibile avere un report di verifica ed è ottenibile cliccando sull'icona del file accanto al link report. Cliccando sull'icona si apre una pagina browser vengono indicati :
La funzione Verifica disponibile sulla versione PRO di GoSign Desktop mi permette di selezionare più documenti da verificare simultaneamente e di richiamarli all’interno del software.
La risposta di GoSign Desktop PRO è diretta e consiste in una sintesi dell’esito di verifica.
Posso selezionare solo alcuni documenti contenuti all’interno di una cartella oppure tutti i documenti presenti – e verificarli con un’unica operazione. Posso sottoporre allo stesso processo di verifica documenti firmati con modalità di firma diversi. Sarà possibile spostarsi da un file all’altro cliccando l’etichetta relativa al file in alto.
Cliccando sull'opzione Apri dettagli posso verificare lo stato della verifica e selezionando l’icona a forma di occhio, potrò procedere per ottenere maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare.
Se ho selezionato un documento firmato in modalità PDF (standard PAdES), otterrò maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare nonché sui particolari della firma PDF: motivo, luogo della firma, eventuale contatto del firmatario.
Se ho selezionato un documento firmato in modalità XML (standard XAdES), otterrò maggiori informazioni sulla firma, sul firmatario e sul certificato utilizzato per firmare nonché sui particolari della firma XML: data della firma come da postazione di lavoro.
Se ho bisogno di provare – o convalidare – l’esistenza di un documento ad una determinata data, posso farlo ricorrendo alla marcatura temporale.
Prima di iniziare il processo di marcatura vero e proprio, verifico di avere a mia disposizione un congruo numero di marche temporali ricorrendo alla funzione di configurazione, contrassegnata dall’icona a forma di ingranaggio nella home page di GoSign Desktop, e selezionando la pagina dedicata alla Marca Temporale.
All'interno di questa area ho la possibilità di inserire la User ID di accesso al servizio e la password.
Ho la possibilità inoltre di scegliere se aggiungere ad ogni documento la marca temporale.
Un clic sul pulsante Aggiungi mi permette di procedere.
GoSign Desktop esegue il controllo richiesto e mi fornisce il resoconto sulla mia situazione; se ho un numero sufficiente di marche temporali posso continuare il mio lavoro, altrimenti potrò acquistare quelle mancanti cliccando sull’opzione Acquista le marche.
Una volta selezionato il documento, GoSign Desktop indica gli estremi dello stesso (tipo, dimensione, ecc.) e qualora venisse ritenuto necessario, sono presenti il pulsante Apri documento (indicato dall'icona di un occhio) per visualizzarlo e la funzione Elimina (indicata dall'icona del cestino).
Nella parte bassa della schermata sono visibili le tre tipologie di marche che si possono applicare al documento (o ai documenti se si lavora con licenza PRO).
Sono disponibili tre tecnologie di marcatura:
Una volta selezionata la tipologia di marca si clicca sul pulsante SCEGLI sotto la tipologia scelta. Verranno visualizzati nella parte bassa dello schermo i dati relativi allo stato delle marche ancora disponibili e quelle già usate collegate all'account,; se non è stato ancora configurato verranno richieste le credenziali per l'account del certificato di marche temporali e si viene rindirizzati alle sezione MARCHE TEMPORALI presente nel menù CONFIGURA.
Verificato che si hanno a disposizione abbastanza marche temporali per poter marcare il documento (o i documenti in caso si stiano marcando più di un documento) bisogna premere sul tasto CONFERMA, verrà richiesto di decidere dove si vuole salvare il documento marcato. Di default il percorso fornito corrisponde con la cartella d’origine del file marcato.
Il processo di Marcatura si conclude premendo sul tasto CONFERMA. GoSign Desktop confermerà l’avvenuta marcatura temporale nell’ultima schermata del processo della funzione.
Caricamento documento
La funzione Controfirma (disponibile nella licenza PRO) consente di creare una serie di firme digitali legate ad un documento.
Permette di selezionare uno o più documenti da firmare e di richiamarli all’interno del software cliccando sulla sezione della home page dedicata alla funzione Controfirma.
L'utente che riceve un contratto firmato digitalmente lo può controfirmare, in modo da tenere traccia della sequenza e della gerarchia delle firme apposte.
Successivamente, GoSign Desktop presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) e, qualora venisse ritenuto necessario, è messo a disposizione il pulsante Apri documento (indicato dall'icona dell'occhio) per visualizzarlo e la funzione Elimina (indicata dall'icona del cestino).
Viene mostrato l'elenco di tutte le firme presenti nel documento e dà la possibilità di selezionare le firme che si intende controfirmare. Una volta selezionate, per continuare si può proseguire cliccando sul tasto CONFERMA.
Controfirma con dispositivo di Firma
Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma con dispositivo (una smart card, una Business Key o una Wireless Key) si potrà procedere con la controfirma del documento.
Inserisco il PIN di protezione del dispositivo fisico nel campo Inserisci il PIN del dispositivo e va selezionato attraverso il menù a tendina il dispositivo. Se non viene rilevato nessun dispositivo cliccando sul icona di refresh verrà ricercato nuovamente un dispositivo di firma connesso al pc e in caso di risultato positivo verrà visualizzato il nome nel menù. Di default, GoSign Desktop PRO propone come possibile percorso nel campo di destinazione di salvataggio, che coincide con la sovra-scrizione del file originale venendo cosi sostituto dal documento firmato.
In caso di scelta di sovrascrivere il documento originale verrà chiesto di confermare l’operazione.
Altrimenti attraverso il pulsante Sfoglia sarà possibile cambiare la destinazione del documento firmato con la possibilità di rinominarlo.
Una volta scelta la destinazione del documento cliccando sul tasto OK, verrà concluso il processo di sovra-scrizione del documento.
Controfirma con un certificato remoto
Dopo aver selezionato l’opzione certificato di firma remoto si potrà procedere con la controfirma del documento scegliendo l'account con cui firmare e digitando il PIN, l'OTP e confermando l'operazione.
Dal menù a tendina di sinistra sarà possibile selezionare l’account che si desidera utilizzare per la firma remota
Nel menù a tendina di destra, invece, va scelto il metodo di autenticazione, le opzioni sono:
Ricevi SMS --> questo metodo è possibile quando al momento del rilascio del certificato di firma remota viene associato il proprio numero di cellulare, verrà inviato un codice OTP via SMS che verrà richiesto dopo che è stato inserito il PIN relativo alla firma remota.
Notifica in App --> verrà inviato una notifica all’App, una volta cliccato sull’App verrà richiesto il PIN relativo all’App e per confermare il processo di firma viene richiesto il PIN della firma remota.
Inquadra QR Code --> viene mostrato in schermo un codice QR Code che va scannerizzato tramite App, e la sua corretta rilevazione autorizza la firma
Genera OTP --> In schermo viene chiesto di inserire il PIN di firma remota. Poi andare nelle sezione OTP dell’App, inserire il PIN relativo all’App, verrà visualizzato un codice OTP.
I metodi di autenticazione sono possibili attraverso l’App per smartphone MyInfoCert, che andrà configurata con le credenziali relative alla firma remota.
Controfirma con un certificato software
Dopo aver selezionato l’opzione certificato software si può procedere con la controfirma del documento.
Tramite il menu a tendina si sceglierà il certificato ( se non fosse già stato configurato cliccando su configura il tuo account si aprirà il menù laterale Configura nella sezione Le tue firme e sarà possibile aggiungere un certificato di firma software nella sezione dedicata) P12 che si vuole utilizzare per la firma del documento.
Come le altre modalità, GoSign Desktop propone un possibile percorso nel campo di destinazione di salvataggio, che coincide con la sovrascrittura del documento originale venendo cosi sostituto dal documento firmato. Cliccando su Conferma verrà richiesta, tramite finestra popup, la password relativa al certificato.
Conferma della avvenuta Controfirma
GoSign Desktop confermerà il buon esito del processo di controfirma nell’ultima schermata. È possibile visualizzare la tipologia di firma e quale certificato è stato utilizzato. Se necessario, attraverso la funzione visualizza file, posso aprire il documento firmato.
La funzione Crea Pratica è una funzione offerta a tutti gli utenti che hanno effettuato l'accesso a GoSign Web.
Caricamento documento
Cliccando sulla sezione Crea la tua pratica senza aver effettuato l'accesso verrà visualizzato un popup nel quale verrà chiesto all'utente di effettuare l'accesso a GoSign Web.
Se invece si è già effettuato l'accesso a GoSign Web nella versione Free non è possibile importare un documento su GoSign Desktop perchè tale opzioni è permessa solo agli utenti BUSINESS.
Cliccando sul link IL TUO LIBRO FIRMA si verrà rindirizzati a GoSign Web dove sarà possibile utilizzare alcune delle funzioni offerte.
Cliccando sul link IL TUO LIBRO FIRMA oppure sul link LE TUE PRATICHE si verrà rindirizzati a GoSign Web dove sarà possibile utilizzare tutte delle funzioni offerte.
ASSOCIA/SEPARA è una funzione fornita per coloro che hanno GoSign Desktop Pro e permette sia di associare una marca temporale precedentemente prodotta in modalità detached al documento caricato, sia separare una marca temporale dal documento cui è associata.
Caricamento documento
Cliccando sulla funzione Associa/Separa, disponibile nella home page del programma, permette di selezionare il documento dal quale si vuole estrarre la marca temporale oppure applicarne una. Una volta caricato il documento, sono visibili gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) qualora venisse ritenuto necessario, è messo a disposizione il pulsante Apri documento (indicato dall'icona dell'occhio) e la funzione Elimina (indicata dall'icona del cestino).
Associa
Scegliendo Associa marca (disponibile con la licenza PRO), è possibile associare una marca temporale ad un file firmato digitalmente in un momento diverso ottenendo comunque un unico file che può avere diversi formati di file a seconda dell'esigenza.
Se viene caricato un documento al quale non è associata nessuna marca, oltre a visualizzare tutte le informazioni relative al documento, nella parte bassa della schermata sono visibili i formati di marca:
Formato .tsd. Con questo formato, premendo sul tasto scegli .tsd permetterà di ricercare nei file presenti sul dispositivo solo le marche temporali con quella estensione.
Formato .m7m. Con questo formato, premendo sul tasto scegli .m7m permetterà di ricercare nei file presenti sul dispositivo solo le marche temporali con quella estensione.
Una volta scelto, cliccando sul tasto CONFERMA, si verrà rindirizzati alla pagina conclusiva del processo di associazione dove bisognerà impostare dove salvare il documento marcato, come sempre di default viene impostata la cartella nella quale è presente il documento originario e in base alla tipologia di marca selezionata restituirà un documento con estensione .m7m oppure .tsd.
Separa
La funzione Separa Marca invece, consente di separare, a partire da un file in formato .tsd o .m7m (disponibile con licenza PRO), il file originale della marca temporale.
In questo caso si genera una cartella che contiene:
Di default viene impostata la cartella utente come destinazione, ma tramite il pulsante Sfoglia si potrà decidere una qualsiasi altra cartella.
Se l’operazione andrà a buon fine, nella schermata finale verrà visualizzato un messaggio della buona uscita della associazione. Inoltre, se dovesse essere necessario, è possibile visualizzare il documento appena generato.
Se si ha bisogno di creare dei documenti accessibili sono tramite specifiche autorizzazioni o di leggere dei documenti che vengono criptati dai destinatari, GoSign Desktop ,mette a disposizione dell'utente la funzione CIFRA/DECIFRA. Utilizza la cifratura per eseguire una firma digitale assicurando riservatezza, autenticità e il non ripudio dei tuoi documenti.
Attraverso la cifratura puoi proteggere i tuoi file con una password di accesso, potendo scegliere diverse tipologie di "chiavi" per criptare il tuo documento.
Con la licenza PRO, è possibile utilizzare anche algoritmi di cifratura e protezione più complessi:
Caricamento documento
La funzione Cifra/Decifra permette di selezionare uno o più (la possibilità di firmare più documenti contemporaneamente è possibile solo nella versione PRO) documenti da firmare e di richiamarli all’interno del software cliccando sulla sezione della home page dedicata alla funzione Cifra/Decifra. GoSign Desktop, una volta caricato il documento, presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) qualora venisse ritenuto necessario, è messo a disposizione il pulsante Apri documento (indicato dall'icona dell' occhi) per visualizzarlo e la funzione Elimina (indicata dall'icona del cestino).
Metodi di cifratura
Nella parte bassa della schermata sono elencati tutti i metodi di cifratura del documento e sono:
Alla scelta dalla password non vengono imposti criteri minimi (nè per quanto riguarda il numero di caratteri, nè la presenza di numeri o simboli speciali). Una volta decisa la password basterà cliccare sul pulsante CONFERMA per proseguire con la funzione.
Cliccando sul tasto SFOGLIA sarà possibile caricare i file .p12. Una volta caricato , sarà richiesta la password del certificato e poi basterà cliccare sul pulsante CONFERMA per proseguire.
E' possibile scegliere l'algoritmo di crittografia tra i presenti (rispettivamente AES,3DES,BlowFish,DES,AES_GCM), scegliere il file con cui cifrare e il salvataggio dello stesso all'interno del computer. Come per la metodologia precedente, bisognerà caricare tramite il pulsante SFOGLIA il certificato che vogliamo usare (se si trattasse di un file .p12 si ritornerebbe alla modalità precedente).
Una volta che si è cliccato sul tasto CONFERMA, GoSign Desktop PRO mostrerà in video se il processo è andato o meno a buon fine.
Una volta che è stato importato il documento cifrato con una delle tecnologie supportate da GoSign Desktop sarà possibile decifrarlo inserendo la password corretta.
