Devo apporre una marca temporale sui documenti che conservo?

La marca temporale fornisce un riferimento temporale opponibile ai terzi. Questo si rende necessario per dimostrare che l’apposizione della firma digitale su un documento è avvenuta quando il certificato di firma era valido e per attestare l’esistenza di un documento ad una determinata data e ora. Solitamente i documenti originali cartacei e inviati in conservazione mediante copia per immagine (scansione) non necessitano della marca, mentre per i documenti originali digitali occorre una valutazione più attenta.

L’art. 2215-bis del Codice Civile, ad esempio, impone che “Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato“.

Il processo di conservazione a norma di InfoCert prevede l’apposizione di firma digitale e marca temporale sui pacchetti di archiviazione (costituiti dal documento conservato e i relativi metadati di ricerca) da parte del Responsabile del servizio di Conservazione di InfoCert, ma soltanto al termine del processo e allo scopo di attestare il momento esatto in cui il documento è da considerarsi conservato.

Per i documenti prodotti dal cliente, pertanto, andrà valutato caso per caso se su di essi dovranno essere apposti dei riferimenti temporali opponibili ai terzi prima dell’invio in conservazione, in particolare per rispondere a requisiti formali imposti dalla normativa o attestare il momento di formazione del documento.