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Titolo
  • INTRODUZIONE
  • COME FUNZIONA L'APPLICAZIONE
  • ATTIVARE UNA CASELLA CON UNA NUOVA RICHIESTA
  • VISUALIZZA RECENTI
  • COME GESTIRE I DOMINI
  • GESTIONE SCADENZE DELLE CASELLE
  • DOWNLOAD DEI REPORT
  • TERMINI E DEFINIZIONI
Manuale Autogestione Legalmail

INTRODUZIONE

Questa guida ha l'obiettivo di fornire una documentazione per la navigazione del sito web https://gestionepartner.InfoCert.it/ e per la gestione dei processi relativi l'attivazione e la gestione di caselle Legalmail.

COME FUNZIONA L'APPLICAZIONE

L'applicazione ha l'obiettivo di guidare l'utente del portale nella richiesta e gestione di caselle Legalmail.

ACCESSO AL PORTALE

Si accede all'applicazione come segue:

In alto a destra è presente la User ID dell’utenza da cui è possibile effettuare un cambio password, verificare i browser supportati e effettuare il Log Out. Le funzioni disponibili sono invece elencate nella parte sinistra della pagina.

  • Richiesta caselle, per la richiesta di una o più caselle di posta Legalmail.
  • Ricerca, per la gestione delle richieste, delle caselle già esistenti e dei servizi relativi alle caselle;
  • Visualizza recenti, per avere la lista delle ultime richieste effettuate;
  • Gestione domini, per scaricare il file contenente la lista di tutti i domini disponibili con lo stato di attivazione, per un riepilogo dei soli domini anomali (non completamenti attivi o con record mx da aggiornare), per la definizione di nuovi domini e, solo per gli utenti di amministrazione InfoCert, per l'inserimento di domini in archivio;
  • Gestione scadenze caselle, per l'attivazione e la configurazione del servizio di gestione scadenza caselle e, se abilitati, per la personalizzazione dei messaggi di disattivazione da inviare alla casella PEC;
  • Report, per il download di alcuni report sulle caselle;
  • Manuale utente, per la consultazione dell'ultima versione del manuale utente;
  • Misure minime di sicurezza, da adottare nell’utilizzo della piattaforma.

Il menù di scelta delle operazioni è presente in tutte le pagine, consentendo un accesso veloce alle diverse sezioni, durante tutta la navigazione.

L’Autogestione è organizzata a due livelli: Cliente/Amministratore (I° livello) e Account (II° livello). Gli utenti profilati come Amministratori accedono a livello di Cliente e hanno la visibilità di tutti gli Account. Gli utenti profilati tipo come Account hanno la visibilità solo del proprio Account.

Nella pagina di benvenuto è riportata una tabella con lo stato di attivazione dei soli domini anomali ed un bottone per scaricare un file csv contenente lo stato di tutti i domini disponibili per il codice cliente/account selezionati.

ATTIVARE UNA CASELLA CON UNA NUOVA RICHIESTA

Questa sezione consente l'inserimento della richiesta delle caselle di posta certificata.

Con una sola richiesta è possibile richiedere contemporaneamente più caselle di posta certificata. I passi per richiedere nuove caselle sono i seguenti:

  • Richiesta: nella sezione bisognerà indicare il tipo di casella e inserire le informazioni relative al richiedente e al titolare;

  • Prodotto: nella sezione verranno inseriti i nomi delle caselle PEC da attivare;

  • Riepilogo: nella sezione verrà completato il processo di attivazione della casella con inserimento (upload) della documentazione contrattuale (la Richiesta di Attivazione firmata).

DATI DELLA RICHIESTA

Come primo step si procede selezionando il prodotto, cioè il tipo di casella che si desidera attivare.

Nota: ogni Cliente/Account visualizzerà solo le proprie tipologie di caselle acquistate.

Successivamente si procederà alla scelta del Tipo di Cliente (es. PA) e all’inserimento dei dati del richiedente e del titolare. Il richiedente è la persona fisica che ha firmato il contratto della casella per conto del Titolare della casella. Il titolare è il proprietario della casella intestatario del contratto. Infine si indicherà una mail di contatto.

Al termine dell'inserimento è sufficiente cliccare sul pulsante Continua per accedere alle pagine successive.

DETTAGLI CASELLA PEC

Per l'inserimento dei dati della/e casella/e è necessario inserire nella colonna 'Nome delle caselle' gli indirizzi e-mail e nella colonna 'Descrizione delle caselle', le relative descrizioni delle caselle di posta da attivare.

Ad ogni casella corrisponde una descrizione e per ogni riga deve essere presente una sola casella e la relativa descrizione. La descrizione della casella corrisponde al nome logico, che appare normalmente insieme all'indirizzo nel campo mittente in fase di invio del messaggio. Cliccando sull'icona a destra della voce "descrizione casella", si inserirà automaticamente come descrizione il nome casella inserito.

Infine, nella terza colonna, viene richiesto di inserire un indirizzo e-mail dell’utilizzatore, al quale verrà inviato il link per la creazione delle password della PEC appena creata (ed altri avvisi).

Nel Nome casella deve essere inserito l’indirizzo completo, comprensivo di dominio (es: mario.rossi@pec.dominio.it) È possibile richiedere l'attivazione di caselle PEC solo sui domini PEC disponibili per il cliente.

Il Numero ordine e l’anno scadenza caselle sono parametro non significativi per le Pubbliche Amministrazioni aderenti alla Convenzione Consip, da non prendere in considerazione.

Dopo aver inserito tutte le informazioni richieste, è sufficiente cliccare sul pulsante Continua affinché la richiesta venga inserita in archivio.

Se l'elaborazione non è andata a buon fine, è visualizzata una pagina in cui sono riportati gli errori che si sono verificati.

L’errore “raggiunto il numero massimo di caselle attive", si presenta solo se, con la richiesta, viene superato il numero di caselle acquistate dalla PA.; in tal caso la PA dovrà acquistare ulteriori caselle da InfoCert.

Per gli altri errori, dovuti a imputazione o caricamenti sbagliati, è possibile apportare le modifiche in questa stessa pagina, oppure tornare in quella precedente (pulsante Indietro) e re-inviare la richiesta dopo le correzioni necessarie.

È sufficiente cliccare sul pulsante Continua per rielaborare la richiesta ed inserirla in archivio.

RIEPILOGO

Se l'elaborazione è andata a buon fine, verrà visualizzata una pagina di riepilogo in cui sono riportate alcune informazioni relative alla richiesta e all'elenco di tutte le caselle PEC inserite. Verrà mostrato, oltre alla UserID, e alla mail dove il cliente finale riceverà il link per la creazione password, anche un numero di riferimento che consentirà, in caso di necessità una associazione diretta fra la casella PEC e la mail di invio password.

Per concludere il processo di attivazione delle caselle Legalmail è necessario che il sistema acquisisca il contratto di attivazione. Questa operazione è possibile effettuarla cliccando sul pulsante Upload.

Per stampare questa pagina di riepilogo è sufficiente cliccare sull'immagine Stampa la pagina.

Per concludere l'iter di attivazione è necessario effettuare l'upload o la scansione del contratto di attivazione.

Al termine dell'acquisizione da file, apparirà l'elenco dei documenti selezionati; cliccando sul singolo documento sarà possibile visualizzarlo oppure eliminarlo cliccando sul pulsante "Elimina" rappresentato dall’icona di un cestino.

In seguito alla visualizzazione dell'esito dell'operazione:

Operazione avvenuta con successo: file acquisiti dal sistema.”

sarà possibile chiudere la pagina cliccando sul pulsante "Chiudi".

Il sistema accetta file di tipo: pdf, tif, jpg.

Da questo momento la casella PEC è attiva e parte la procedura automatica di invio della mail di creazione password, all’indirizzo indicato al momento dell’inserimento del nome della casella PEC e della descrizione. La mail di attivazione verrà inviata all'utente entro qualche minuto dall’attivazione della casella PEC

Partendo dal link contenuto nella mail, l’utente della casella PEC potrà definire in autonomia la password della propria casella.

Il link sarà attivo per 24 ore. Nel caso si superi tale periodo, sarà necessario procedere con il reset password.

Conservazione a norma

Contestualmente alla casella, viene automaticamente attivato il servizio di conservazione Legaldoc per i messaggi che transitano sulla stessa casella PEC.

Questo servizio segue il ciclo di vita della casella. Quando la casella va in revoca la conservazione diventa read-only: accessibile, ricercabile ma non sarà possibile aggiungere altri documenti. Quando la casella va in revoca completa (dopo 30 giorni dalla revoca), la conservazione diventa inaccessibile dalla casella PEC.

Una volta attivo, il servizio di Conservazione dovrà essere configurato dall’utente della casella PEC direttamente dalla Webmail nella sezione delle Impostazioni dedicata alla Conservazione a norma dei messaggi.

FUNZIONALITÀ' DI RICERCA

Questa funzionalità permette di effettuare ricerche di richieste presenti in archivio e rispondenti al parametro di ricerca scelto.

Ci sono più parametri di ricerca e si potrà scegliere quale parametro valorizzare-

RICERCA PER RICHIESTA

Questa opzione permette di effettuare la ricerca per “Richiesta”.

La ricerca può essere fatta:

  1. Per codice d'attivazione
  2. Per Codice Fiscale richiedente
  3. Per Codice Fiscale titolare
  4. Per Cognome o nome richiedente
  5. Per Denominazione titolare

Queste modalità di ricerca sono generalmente poco utili per le Pubbliche Amministrazioni

RICERCA PER CASELLA

E’ possibile scegliere quale parametro valorizzare (parte del nome della casella oppure UserID).

È possibile ricercare tutte le caselle attivate in un range di data e stampare il report visualizzato.

Inserendo un parametro di ricerca e cliccando sul corrispondente tasto Invia, viene visualizzato un elenco di caselle che rispondono ai parametri di ricerca, oppure direttamente il dettaglio della casella per le ricerche puntuali (ricerca per user-id). Nota: per slave si intendono le user delle caselle PEC multiutenza (Caselle PEC Strutturate).

Effettuando la ricerca è possibile raggiungere la pagina con l’elenco di tutte le caselle PEC che soddisfano i requisiti della richiesta, oppure se i dati soddisfano i requisiti di un’unica casella si accede direttamente alla pagina di gestione della casella PEC.

Dettaglio prodotto

Una volta individuata la casella di interesse, si aprirà una schermata di dettaglio con le informazioni relative alla casella in questione.

Nel dettaglio della casella sono visualizzate le informazioni relative alla casella di posta Legalmail e un riepilogo dei servizi disponibili.

Inoltre, per ogni servizio, è possibile verificare se è già abilitato ed eventualmente la quantità di cui si dispone.

Da questa pagina è possibile:

  • accedere al dettaglio della richiesta associata alla casella, cliccando sul codice attivazione;
  • inviare al cliente finale un nuovo link per personalizzare nuovamente la password;
  • modificare i dati della casella;
  • disattivare/riattivare la casella;
  • annullare la casella se è in stato registrata;
  • aggiungere/eliminare i servizi;
  • gestire la multiutenza;
  • tornare alla pagina precedente cliccando sul pulsante Indietro.

RESET PASSWORD

Cliccando sul pulsante Reset password sarà possibile inviare al cliente finale un nuovo link via mail per la personalizzazione della password.

MODIFICA DELLA CASELLA

Una volta visualizzato il dettaglio della casella è possibile modificarne alcuni dati.

I dati sono modificabili solo se lo stato della casella è "evasa", quindi quando la casella è attiva.

Inoltre non è possibile modificare contemporaneamente i dati della casella e lo stato della casella, ma le due operazioni devono essere svolte in momenti diversi. È possibile modificare:

  • il nome della casella entro 15 giorni dall'inserimento della attivazione; in seguito non sarà più modificabile;
  • la descrizione della casella;
  • la data di scadenza della casella (da non modificare).

Affinché le modifiche siano inserite in archivio è sufficiente cliccare sul pulsante Conferma. Sarà visualizzato un messaggio in cui è riportato l'esito dell'operazione.

DISATTIVAZIONE O RIATTIVAZIONE DELLA CASELLA

Una volta visualizzato il dettaglio della casella è possibile disattivarla o riattivarla.

Una casella è disattivabile (revocabile) solo se lo stato della casella è "evasa", quindi quando la casella è attiva; mentre è riattivabile solo se lo stato della casella è "revocata". Non è possibile riattivare la casella se è stato già raggiunto il limite massimo di caselle attivabili.

Non è possibile, contemporaneamente, modificare i dati della casella e disattivare/riattivare la casella, ma le due operazioni devono essere svolte in momenti diversi.

Per disattivare (revocare) la casella è necessario selezionare la transazione di stato "revoca" e scegliere tra i tre tipi di revoca possibili. Per la revoca anticipata su richiesta del cliente finale è necessario fare l'upload del modulo di revoca, affinché la richiesta venga accolta.

Selezionando l’opzione “Revoca per mancato pagamento” sarà possibile effettuare una revoca immediata della casella senza la necessità di caricare il modulo di revoca.

Per riattivare la casella è necessario selezionare la transazione di stato "riattiva".

Per rendere effettiva la richiesta di disattivazione/riattivazione della casella è sufficiente cliccare sul pulsante Conferma. Sarà visualizzato all'utente un messaggio, in cui è riportato l'esito dell'operazione.

TRASFORMAZIONE CASELLA

Una volta visualizzato il dettaglio della casella è possibile trasformare la tipologia di casella.

Cliccando sul pulsante Trasforma, sarà possibile modificare la configurazione della casella con una di quelle previste dal contratto. Ciò è possibile sia per una casella attiva sia per una casella in stato registrata.

ANNULLAMENTO CASELLA IN STATO REGISTRATO

Una volta visualizzato il dettaglio della casella in stato “registrato” è possibile annullare la casella cliccando sul pulsante Annulla Casella.

Se la casella era l'unica associata alla richiesta di attivazione verrà annullata anche la richiesta.

RIATTIVAZIONE DI CASELLA ANNULLATA

E' possibile riattivare una casella attivata che era stata successivamente annullata cliccando sul pulsante "riattiva".

Una volta effettuato il clic, verrà visualizzata una finestra di richiesta "Sicuro di riattivare la casella annullata?"; se si preme Annulla l'operazione si interromperà; se si preme OK, si proseguirà nell’operazione. Il buon esito della richiesta verrà visualizzato a video.

MULTIUTENZA

Una volta visualizzato il dettaglio della casella è possibile accedere al pannello per la gestione della Multiutenza. Questa operazione è possibile solamente per la tipologia Casella Strutturata – Consip.

È visibile un collegamento per accedere alla finestra di amministrazione della Multiutenza, che permette la creazione, l'attivazione e la disattivazione delle Userid slave che potranno accedere alla casella.

Nel caso si fossero già create in precedenza delle Userid slave verrà visualizzato il numero di Userid slave totali ed il numero di quelle attive o in attivazione.

Solamente per le caselle attive è possibile modificare lo stato della Multiutenza.

E' possibile avere un massimo di 25 utenti attive per casella. La finestra di gestione della multiutenza è composta da una sezione che elenca le Userid slave create e da cui è possibile gestire l'attivazione e la disattivazione di queste ultime.

E’ possibile vedere l'elenco delle userid slave create per la casella. La colonna UserID indica la userid assegnata all'utenza slave per la casella in esame. La colonna Stato indica lo stato attuale dell'utenza slave e la checkbox indicherà quest'ultima proprietà. La Userid slave può trovarsi in diversi stati:

  1. Attiva: (check su "attiva" presente) l'utenza slave può accedere alla casella; è possibile disattivare quest'utenza.
  2. Disattivata: (Check su "attiva" non presente). l'utenza slave non può accedere alla casella PEC; è possibile riattivare quest'utenza.
  3. Selezionando l'opzione Elimina l'utenza slave disattivata verrà rimossa.

E' disponibile, anche la possibilità di effettuare il reset della password con le stesse modalità di invio link ad un indirizzo mail dello specifico utente (vedi paragrafo Reset password).

Cliccando il pulsante Aggiungi si potrà accedere alla sezione di creazione di una nuova Userid slave.

I campi Nome, Cognome e Descrizione sono obbligatori. Nel campo descrizione verrà proposta di default la descrizione della userid principale della casella. Cliccando il pulsante Aggiungi dopo aver compilato i campi, verrà creata una nuova UserID slave. Il pulsante Indietro permette di tornare all'elenco delle multiutenze.

La e-mail gestione password, come nel caso delle attivazioni delle utenze principali, avrà la funzione di ricevere il link per la creazione della password dell'utenza slave.

Dopo aver disattivato o eliminato tutte le utenze slave sarà possibile procedere con la disattivazione dell'opzione Multiutenza.

Dopo aver disattivato l'opzione Multiutenza sarà possibile riattivarla selezionando "Riattiva Multiutenza". Questa opzione si troverà dove inizialmente era presente "Aggiungi Multiutenza". In seguito alla riattivazione verrà ripristinata l'ultima configurazione attiva precedente alla disattivazione.

VISUALIZZA RECENTI

Nella sezione Visualizza Recenti è possibile ricercare scorrendo un elenco delle richieste recenti e cliccare sulla casella di interesse.

COME GESTIRE I DOMINI

Questa sezione consente la gestione dei domini del codice cliente/account selezionato.

Accedendo alla sezione è possibile scaricare un file csv contenente la lista di tutti i domini disponibili con lo stato di attivazione cliccando sul tasto "Scarica domini";

La data che compare all'interno della sezione "Anomalie domini" è relativa all'ultimo aggiornamento effettuato sullo stato dei domini.

E’ possibile creare un nuovo dominio cliccando sul pulsante “Nuovo Dominio”.

GESTIONE SCADENZE DELLE CASELLE

Si consiglia di non apportare alcuna modifica alla configurazione di questa area dell’Autogestione.

Questa sezione consente la configurazione del servizio di gestione automatica della scadenza delle caselle e, se si è abilitati, la personalizzazione dei messaggi di disattivazione che, nel caso specifico, dovranno essere inviati ad un utente.

All'accesso alla sezione, se l'utente aveva già configurato il servizio di gestione automatica, saranno visualizzate le sue impostazioni, altrimenti potrà configurare il servizio.

Per configurare il servizio è necessario:

  • inserire il flag per l'attivazione del servizio;
  • inserire uno o più indirizzi e-mail, separati dalla virgola (,), al qual saranno inviati i report di gestione automatica delle scadenze;
  • selezionare SI, se si vuole che le procedure disattivino automaticamente le caselle alla data di scadenza e che siano inviati i relativi messaggi di disattivazione agli utenti; NO se si vuole che le procedure segnalino la scadenza della casella senza effettuare la disattivazione, alla quale dovrà provvedere l'amministratore.

Dopo aver configurato il servizio è necessario cliccare su Salva per rendere effettivo il servizio. É possibile visualizzare lo storico delle modifiche cliccando l'opzione “Visualizza storico modifiche della gestione” In questo caso verrà aperta una pagina contenete una tabella che indica "codice servizio", "descrizione", "data" e "operatore" con lo storico delle modifiche.

DOWNLOAD DEI REPORT

Questa sezione consente il download di alcuni report. Utilizzando la funzione in autogestione account, verranno prodotti i report in relazione al solo account selezionato. Operando invece in autogestione cliente/amministratore verranno elaborati in riferimento a tutti gli account associati al cliente collegato.

Per ottenere il report desiderato occorre selezionare la tipologia e i mesi di riferimento e cliccare su "Download". Verrà prodotto un file csv con le informazioni estratte.

I report presenti sono:

  • caselle attive per mese fatturazione: elenco delle caselle attive aggregate per il relativo mese di fatturazione (in funzione dei mesi selezionati);

  • caselle revocate per mese di revoca: elenco delle caselle che sono state revocate nel periodo indicato con data di attivazione, di scadenza e data di revoca della casella;

  • utilizzo servizi caselle attive: elenco delle caselle attive con relativo spazio occupato dell'archivio di sicurezza e conservazione;

  • caselle slave, in questo caso non è prevista la possibilità di scelta dell’anno e dei mesi;

Qualora l'elenco di prodotti che si tenta di scaricare fosse vuoto apparirebbe la segnalazione:

Attenzione: nessun dato estratto”

Termini e definizioni

  • PEC – Posta Elettronica Certificata

  • Cliente – Cliente di InfoCert (Rivenditore, Organizzazione, ecc.)

  • Codice cliente e account – Codici univoci che rappresentano, all'interno dell'archivio InfoCert, un cliente di InfoCert e gli eventuali “sottoclienti” (account).

  • Titolare – il cliente finale (impresa, professionista, privato, ecc.) proprietaria delle caselle PEC.

  • Richiedente – Persona fisica che pone la firma sul contratto per la fornitura di prodotti e caselle di posta certificata

  • Utente/utilizzatore - la persona che utilizza la casella PEC accedendo con user e password alla casella

  • UserID - la user associata alla casella PEC fornita all’utente per accedere alla casella PEC. Nel caso di caselle PEC multiutenza (caselle Strutturate) la user del singolo utente è identificata come user slave.

  • Richiesta – rappresenta le informazioni relative ad una richiesta di attivazione di caselle di posta certificata.

  • Codice di attivazione – numero univoco abbinato ad ogni richiesta di caselle PEC.

  • Stato della richiesta o della casella– stato in cui può trovarsi una richiesta di attivazione di caselle PEC.

Gli stati principali sono:

  • registrata (Stato RE): richiesta da verificare, incompleta; le caselle in questo stato attendono il completamento delle attività di attivazione, come un'eventuale sottomissione di contratto. Il nome della casella è prenotato.
  • evasa (Stato EV): casella attiva. Per le richieste corrisponde alla attivazione di tutte le caselle relative a quella richiesta. Per le caselle, l'attivazione della singola casella.
  • revocata (Stato RV) e revocata da oltre un mese (Stato RV2): indica una casella PEC disattivata. Per i primi 30 giorni dopo la revoca (REV) è possibile accedere alla casella per la consultazione dei messaggi in casella, ma non è utilizzabile per l’invio o la ricezione. A partire dal 31° giorno al 185°, la casella viene completamente disattivata (REV2), viene inibito l’accesso e la consultazione, ma vengono mantenuti i contenuti presenti in casella. Le caselle in questo stato possono essere riattivate.
  • annullata (Stato AA): le caselle vanno in stato annullato trascorsi 185 giorni dalla revoca. Il contenuto della casella viene cancellato definitivamente e non è più recuperabile. Le caselle in questo stato possono essere riattivate.
  • registrazione annullata (Stato AR): le caselle in questo stato non hanno più la possibilità di essere attivate ed il nome della casella non è più prenotato.
  • in attesa di revoca (Stato RA): la casella è revocata per l'utente, ma verrà effettivamente disattivata solo alla data di scadenza.
  • riattivata: le caselle PEC in stato Revocato o Annullato possono essere riattivate via Autogestione. Le caselle riattivate da Revocate riavranno il contenuto pregresso disponibile al momento della disattivazione; le caselle riattivate da Annullato saranno vuote, senza alcun contenuto pregresso.
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