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Titolo
  • Introduzione
  • Dettaglio organizzazione
  • Aggiungi ufficio - Casella - Utente
  • Menù Admin
  • Appendice: Aggiunta di una PEO Gmail
Manuale Amministratore Legalmail Enterprise - Legalmail eGov

INTRODUZIONE


TERMINI E DEFINIZIONI

  • PEC – Posta Elettronica Certificata
  • PEO – Posta Elettronica Ordinaria
  • Admin/Amministratore – amministratore del servizio
  • Organizzazione – azienda/PA
  • Applicazione – il servizio Legalmail Enterprise o eGov
  • Ufficio – insieme delle caselle e degli utenti
  • Utente – persona che accede all’ufficio dalla webmail di Legalmail Enterprise (o eGov)
  • Casella – posta elettronica certificata Legalmail o di altri gestori e posta ordinaria

ACCESSO AL PORTALE

Si accede all'applicazione inserendo nome utente e password dell’Amministratore, forniti da InfoCert, nell’area di accesso al servizio.

DASHBOARD DELL’AMMINISTRATORE

La dashboard dell’amministratore è organizzata in tre macro aree:

  • Menù Admin;
  • Struttura;
  • Dettaglio organizzazione.

In alto a destra è presente la User ID dell’utenza Admin dove è possibile effettuare il cambio password ed il Log out.

Inoltre, troviamo le tre funzioni principali:

  • Aggiungi Ufficio;
  • Aggiungi Casella;
  • Aggiungi Utente.

DETTAGLIO ORGANIZZAZIONE


La sezione Dettaglio, presente a destra nella dashboard, permette di visualizzare tutte le configurazioni a disposizione dell’organizzazione. Le stesse schede sono presenti anche nella sezione Riepilogo del Menù Admin.

ANAGRAFICA REFERENTE

In Anagrafica Referente sono presenti i dati precaricati del referente dell’organizzazione.

UTENTI

All'interno di questa sezione sono presenti le seguenti informazioni:

  • Utenti disponibili, numero massimo di utenti che possono essere aggiunti;
  • Utenti attivi, quelli finora inseriti nell'applicazione;
  • Utenti senza ufficio, utenti non ancora collegati ad un ufficio;
  • Utenti eliminati, utenti cancellati.

CASELLE

In questa sezione sono presenti le indicazioni relative al numero delle caselle:

  • Caselle disponibili, numero massimo di caselle che possono essere aggiunte;
  • Caselle reali, numero di caselle di posta elettronica inserite nell’applicazione;
  • Caselle virtuali, numero di account di posta virtuale attivabili;
  • Caselle eliminate, numero di caselle eliminate.

UFFICI

All’interno di questa sezione sono presenti le seguenti informazioni:

  • Uffici disponibili, numero massimo di uffici che possono essere creati;
  • Uffici attivi, numero di uffici finora creati nell’applicazione;
  • Uffici eliminati, numero di uffici cancellati.

SPAZIO STORAGE

In questa scheda è possibile visualizzare le informazioni inerenti:

  • Totale spazio acquistato;
  • Spazio occupato dall’applicazione.

LICENZA

In questa sezione sono presenti le informazioni inerenti la licenza associata all’organizzazione:

  • Stato, indica se l’applicazione è attiva o non attiva;
  • Data attivazione, giorno di attivazione della licenza dell’applicazione;
  • Data scadenza, giorno di scadenza della licenza dell’applicazione;
  • Tipo, tipologia di licenza attivata.

Sono inoltre presenti le informazioni sulla Configurazione acquistata:

  • Utenti, il numero massimo di utenti che è possibile creare;
  • Caselle, il numero massimo di caselle che è possibile inserire;
  • Uffici, il numero massimo di uffici che è possibile creare;
  • Spazio storage, spazio disponibile per la licenza acquistata.

AUTENTICAZIONE FEDERATA

L’autenticazione federata è un servizio aggiuntivo attivabile su richiesta. Se lo stato è Attivo, quando viene aggiunto un nuovo utente, sarà disponibile l’area di testo dove specificare il nome federato dell’utente stesso.

IMPOSTAZIONI

In questa sezione è possibile effettuare l’esportazione delle configurazioni dell’organizzazione su file CSV:

  • Esporta configurazione, effettua l’esportazione dei nomi delle caselle, degli uffici collegati ad esse, degli utenti appartenenti all’ufficio e dei permessi di questi ultimi;
  • Esporta configurazione completa, oltre all’esportazione dei dati precedenti, include anche i permessi degli uffici.

INVII MASSIVI

Questa sezione racchiude tutte le configurazioni del servizio aggiuntivo Invii Massivi che consente di inviare massivamente messaggi PEC e ordinari ad un ampio numero di destinatari. All’interno della sezione Invii Massivi è visionabile lo Stato del servizio che può essere:

  • Attivo, il servizio è stato acquistato e attivato;
  • Non attivo, il servizio non è stato acquistato;
  • Scaduto, servizio in precedenza attivo ma ora scaduto.

Sono inoltre presenti le informazioni relative alla:

  • Data di attivazione;
  • Data di scadenza.

Il numero di invii massivi acquistati (visionabili alla voce Numero Invii) ed il profilo acquistato sono le informazioni presenti nel caso in cui il servizio sia attivo.

Il profilo può essere:

  • Semplice, il profilo permette di effettuare invii personalizzati nell’oggetto e nel corpo del messaggio per singolo destinatario della lista di distribuzione;
  • Dinamico, il profilo permette di effettuare invii personalizzati nell’oggetto, nel corpo del messaggio e negli allegati (partendo da un template) per singolo destinatario della lista di distribuzione.

AGGIUNGI UFFICIO - CASELLA - UTENTE


Le funzionalità presenti in questa area della dashboard consentono all’amministratore di creare gli utenti e gli uffici e di inserire le caselle che verranno utilizzate dagli utenti attraverso la webmail.

AGGIUNGI UFFICIO

Tramite il pulsante posto in alto a destra, Aggiungi Ufficio si apre la schermata che consente di creare un nuovo ufficio inserendo il Nome dello stesso e le Info descrittive.

AGGIUNGI CASELLA

Per aggiungere nuove caselle al servizio, utilizzare il tasto presente in alto a destra Aggiungi Casella.

Si apre la finestra che consente di aggiungere caselle PEC InfoCert, creare caselle virtuali, aggiungere caselle PEC di altri gestori e caselle di posta elettronica ordinaria – PEO.

AGGIUNGI CASELLA PEC INFOCERT

Nel caso di inserimento di casella PEC InfoCert, lasciare selezionato il Provider InfoCert ed inserire:

  • Indirizzo mail, l’indirizzo della casella PEC;
  • User ID, la user della casella;
  • Password e Ripeti password, la password della casella PEC.

AGGIUNGI CASELLA VIRTUALE

Oltre alle caselle reali è possibile creare caselle virtuali. Una casella virtuale è un account che simula il funzionamento di una casella reale, riceve messaggi attraverso spostamenti e/o copie da caselle reali, ed è in grado di effettuare invii di messaggi se, nello stesso ufficio, è presente una casella reale dalla quale effettuare gli invii (sez. Permessi sui messaggi).

Per aggiungere una casella virtuale selezionare il Tipo casella Virtuale e inserire il Nome casella.

AGGIUNGI PEC E PEO DI PROVIDER NON INFOCERT

Per aggiungere una casella di un provider di posta elettronica diverso da InfoCert è obbligatorio:

  • scegliere uno dei Provider presenti nel menù a tendina;
  • inserire sia nel campo indirizzo mail che in quello User ID l'indirizzo di posta elettronica;
  • inserire la password della casella in Password e Ripeti password.

Al momento di aggiungere una casella non InfoCert sarà visualizzata l’opzione Mantieni vuota la casella, che di default è disabilitata (spunta in rosso). Abilitando l’opzione (spunta in verde), tutti i messaggi presenti nella casella verranno trasferiti in Legalmail Enterprise (o eGov), svuotando la casella stessa.

Se la spunta è in rosso questi rimangono visualizzabili anche sul provider esterno oltre che dalla webmail Legalmail Enterprise (o eGov).

Ad inserimento avvenuto, verrà visualizzata una ulteriore sezione Cartelle Sottoscritte.

All’interno di questa sezione saranno visualizzabili le cartelle presenti nella casella esterna non InfoCert.

Tutte le cartelle della casella esterna possono essere sincronizzate con le cartelle presenti su Legalmail Enterprise (o eGov). Di default, ad essere sincronizzata è la sola cartella della posta in arrivo - inbox, abilitata con la spunta verde.

AGGIUNGI UTENTE

Per creare gli utenti che accederanno al servizio da webmail si parte dal tasto in alto a destra Aggiungi Utente.

È necessario compilare tutti i campi sino alla conferma password, mentre non è necessario selezionare subito l’ufficio, in quanto sarà possibile farlo anche successivamente.

La User ID è un valore alfanumerico (minimo sei caratteri), definita dall’Amministratore, che sarà utilizzata dall’utente per accedere alla webmail.

È possibile inoltre:

  • impostare le abilitazioni per l’Accesso in scrittura per i due tipi di rubrica al quale l’utente potrebbe accedere;
  • impostare i Permessi di invio massivo , che potranno poi essere modificati all’interno della sezione Utenti, del Menù Admin;
  • selezionare il flag su Invia notifica creazione, che effettua l’invio di un messaggio con la conferma della avvenuta creazione dell’utente e specifica il link di accesso alla webmail.

UTENTE FEDERATO

Nel caso in cui sia stato acquistato anche il servizio di autenticazione federata, sarà necessario inserire il nome dell’utente federato nella sezione Utenza federata nel momento in cui si vuole aggiungere un nuovo utente nell’organizzazione.

MENU' ADMIN


Attraverso le funzioni presenti nel Menù Admin, l’Amministratore ha la possibilità di definire abilitazioni, visibilità e operatività dei singoli utenti sulle caselle presenti nell’organizzazione.

PERMESSI

In questo paragrafo sono descritti in modo approfondito i permessi che possono essere definiti a livello di ufficio ed utente:

  • Permessi di ufficio, sono i permessi dell’ufficio su una determinata casella, nel momento in cui questa viene aggiunta all’ufficio;

  • Permessi dell’utente, sono i permessi che un utente ha su una determinata casella nel momento in cui viene collegato all’ufficio (la casella e l’utente devono ovviamente appartenere allo stesso ufficio).

I permessi di ufficio sono di livello superiore rispetto a quelli dell'utente: se un permesso di una casella in un ufficio è disabilitato, l’utente appartenente a quell'ufficio erediterà tale permesso su quella casella e non potrà essere modificato. Se un permesso di ufficio è disabilitato e viene in seguito abilitato, quel permesso resta negato per l’utente ma diventa modificabile.

Tutti i permessi, tranne quello di invio (vedi sez. Permessi sui messaggi), sono modificabili solo se il permesso di Gestione è abilitato. È possibile impostare tali permessi nel momento in cui si associa una casella ad un ufficio.

Nel momento in cui viene associato un utente ad un ufficio, questo eredita automaticamente i permessi dell’ufficio sulle caselle associate.

I permessi che è possibile impostare sono:

  • Permessi di gestione;

  • Permessi sui messaggi;

  • Permessi intercasella.

Permessi di gestione

  • Abilitata, questo permesso, se abilitato (spunta verde), aggiunge la casella alla lista di quelle visibili sulla webmail dell’utente. Se è l'unico permesso abilitato, le azioni sono limitate e l’utente può soltanto creare ed eliminare bozze di messaggi.

Permessi sui messaggi

  • Apertura, consente l'apertura e quindi la lettura dei messaggi in casella;

  • Invio, consente l'invio di un messaggio;

  • Elimina, consente l’eliminazione di un messaggio;

  • Gestione, consente la creazione di etichette e lo spostamento di un messaggio all’interno della casella stessa.

Permessi intercasella

  • Copia, permette di copiare un messaggio in un'altra casella;

  • Sposta, permette di spostare un messaggio in un’altra casella.

STRUTTURA

La sezione Struttura presenta l’albero dell’organizzazione e viene popolata mano a mano che l’Admin inserisce gli utenti, le caselle e gli uffici.

UFFICI

In questa sezione sono presenti gli uffici creati dall’Amministratore.

All’interno di ogni ufficio è possibile collegare le varie caselle sia PEC che PEO, visualizzare o modificarne i relativi permessi.

Inoltre, è presente l’area Utenti collegati dove è possibile, tramite il tasto Collega, collegare un utente all'ufficio.

Cliccando sul tasto Gestisci è possibile modificare i permessi dell’utente o scollegare l’utente dall'ufficio. Per il dettaglio delle funzionalità dell’utente collegato all'ufficio vedi la sezione Utenti.

CASELLE

In questa sezione si ha la possibilità di visualizzare le caselle aggiunte.

Le caselle PEC InfoCert verranno visualizzate con la busta azzurra.

Le caselle esterne verranno visualizzate con la busta nera.

Le caselle virtuali saranno rappresentate con la chiocciola.

All'interno di questa sezione, così come in Uffici, è possibile modificare i permessi dell’ufficio sulle caselle collegate:

Una casella può essere collegata a più uffici:

UTENTI

In questa sezione è visualizzabile la lista di tutti gli utenti aggiunti nell’organizzazione.

Selezionando un utente dall’elenco viene visualizzato il Dettaglio utente che consente di:

  • Modificare i dettagli dell’utente;

  • Gestire la password;

  • Eliminare l’utente;

  • Inviare la mail di benvenuto;

  • Collegare o scollegare l’utente da un ufficio;

  • Modificare i permessi sulle Caselle collegate.

Pulsanti ModificaGestisci passwordElimina

Elimina: consente di eliminare l’utente dall'organizzazione;

Gestisci password: consente di creare una nuova password di accesso per l’utente;

Modifica: rende modificabili tutti i valori inseriti tranne la User ID.

Permessi di accesso in scrittura

L’organizzazione ha a disposizione due rubriche di contatti:

  • Rubrica di ufficio, che contiene i contatti del singolo ufficio disponibili in lettura per gli utenti dell’ufficio;

  • Rubrica aziendale, che contiene i contatti dell’organizzazione disponibili in lettura per tutti gli utenti.

La rubrica dell'ufficio avrà lo stesso nome dell'ufficio, mentre la rubrica aziendale avrà il nome dell’organizzazione stessa.

I permessi di scrittura riguardano la possibilità, per un utente, di aggiungere, modificare e/o cancellare un contatto su una rubrica, su entrambe o su nessuna.

Permessi di invio massivo

Se l’organizzazione ha acquistato il servizio aggiuntivo Invio massivo, al momento della creazione di un nuovo utente sarà possibile attivare il permesso per poter effettuare gli invii massivi. Lo stesso potrà essere modificato in seguito, nella sezione di dettaglio utente.

Invia e-mail di benvenuto

Con il pulsante Invia email benvenuto è possibile inviare la mail di benvenuto all’utente.

Collega utente ad un ufficio

Con il pulsante Collega è possibile inserire l’utente in uno degli uffici dell’organizzazione.

Scollega utente da un ufficio

Nel caso in cui si voglia scollegare un utente da un ufficio è possibile farlo tramite l’apposita funzione Scollega.

RIEPILOGO

All’interno del Riepilogo sono presenti due sottosezioni, Organizzazione e Registro Log.

ORGANIZZAZIONE

In questa sezione sarà disponibile la sintesi dell’organizzazione con le diverse configurazioni.

REGISTRO LOG

Nella sezione Registro Log sarà possibile visualizzare ed eventualmente scaricare, in un file formato CSV, i dati delle operazioni effettuate sia dall’Admin che dagli utenti.

Con la ricerca è possibile impostare filtri per un determinato intervallo temporale, specificare una casella/utente/ufficio, o filtrare per azione.

APPENDICE: AGGIUNTA DI UNA PEO GMAIL


Per inserire una casella Gmail è necessario inserire su Legalmail Enterprise (o eGov) una password differente da quella utilizzata per accedere alla casella. La procedura di creazione altra password è di seguito riportata:

  • Accedere alla casella Gmail da importare;

  • In alto a destra, cliccare su Impostazioni, Visualizza tutte le impostazioni;

  • Cliccare sulla scheda Inoltro e POP/IMAP;
  • Nella sezione Accesso IMAP, seleziona Attiva IMAP;
  • Cliccare su Salva modifiche;
  • Aprire la pagina Account Google e nel pannello di navigazione, selezionare Sicurezza;
  • Nella sezione Accesso a Google, seleziona Verifica in due passaggi;
  • Seguire i passaggi sullo schermo per creare una password per le app;

  • Successivamente, sempre nella sezione Accesso a Google, selezionare Password per le app;

Potrebbe essere necessario eseguire l'accesso. Se non è presente questa opzione, il motivo potrebbe essere:

  1. La verifica in due passaggi non è stata configurata per questo account;

  2. La verifica in due passaggi è stata configurata soltanto per i token di sicurezza;

  3. L’ account è un account di lavoro, della scuola o di un'altra organizzazione;

  4. È attiva la protezione avanzata.

  • In basso, scegliere Seleziona dispositivo e selezionare Altra. Successivamente sarà necessario inserire un nome che indichi dove verrà utilizzata la password ed infine cliccare su Genera;
  • Verrà generata una password di 16 caratteri nella barra gialla sul dispositivo: è questa la password da utilizzare per aggiungere una casella Gmail a Legalmail Enterprise (o eGov).

Una volta inserita la password e aggiunta la casella Gmail, tornare alla sezione Caselle, dove verranno visualizzate le Cartelle sottoscritte presenti nella Gmail.

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